Większość firm zaczyna bez programu do zarządzania firmą. Mail, arkusz i jakoś leci. Problem pojawia się wtedy, gdy nie wiesz, co gdzie się dzieje i którędy uciekają pieniądze. Proponujemy sensowną kolejność wdrażania narzędzi, bez zbędnych procedur i systemów.
Największym błędem na starcie jest wdrażanie narzędzi tylko dlatego, że „wszyscy je mają”. Program do zarządzania firmą nie rozwiązuje problemów sam z siebie. Jeśli nie wiesz, czego chcesz pilnować, nawet najbardziej rozbudowany system niczego nie usprawni. Na tym etapie powinieneś/naś się jasno określić, co chcesz śledzić i dlaczego. Przychody, koszty, zobowiązania, terminy płatności. Bez tego każde oprogramowanie, nawet bardzo intuicyjne, stanie się tylko kolejną zakładką otwartą w przeglądarce.
Dlatego pierwszy krok nie polega na wyborze systemu, tylko na zbudowaniu nawyku kontroli. Dopiero gdy wiesz, jakie dane są dla ciebie ważne, program do prowadzenia firmy zaczyna mieć sens jako narzędzie, a nie jako koszt.
Dla małych firm pierwszym realnym wsparciem w zarządzaniu są zwykle programy do fakturowania i obsługi dokumentów. Narzędzia takie jak inFakt, Fakturownia czy wFirma dobrze sprawdzają się przy wystawianiu faktur, pilnowaniu terminów i współpracy z księgowością. To naturalny etap, który pozwala uporządkować podstawowe sprawy finansowe bez skomplikowanych wdrożeń. Z czasem jednak rośnie potrzeba szerszego spojrzenia na finanse. Faktury porządkują dokumenty, ale coraz częściej pojawiają się pytania o rentowność firmy, płynność i przyszłe zobowiązania, na które same dokumenty nie dają szybkiej odpowiedzi.
Ten moment przychodzi wtedy, gdy chcesz wiedzieć, ile zarabiasz na projektach, jak zmienia się cash flow w kolejnych miesiącach i jakie koszty oraz podatki są przed tobą. Potrzebujesz narzędzia, które łączy dane finansowe w jednym miejscu i pokazuje je w czasie, zamiast zostawiać je w rozproszonych systemach.
Właśnie tu może pojawić się Budget Studio. Nie jako zamiennik księgowości czy programu do faktur, ale jako program do prowadzenia firmy od strony finansowej. System zbiera przychody, koszty i planowane płatności w jednym widoku i pozwala podejmować decyzje wcześniej, a nie dopiero po zamknięciu miesiąca. Co ważne, Budget Studio integruje się z popularnymi narzędziami do fakturowania, więc nie zastępuje ich, tylko uzupełnia i spina finanse firmy w jednym miejscu.
Po co jest nam CRM? Krótko mówiąc, wiesz, kto się odezwał, komu wysłałeś/aś ofertę i z kim jesteś „w trakcie”. Ten sposób działania wystarcza tylko do momentu, w którym liczba zapytań zaczyna rosnąć, a kontakt z klientem robi się trudny do ogarnięcia bez wsparcia systemu.
CRM zaczyna mieć sens wtedy, gdy masz więcej zapytań, niż jesteś w stanie obsłużyć ręcznie, sprzedaż przestaje być jednorazowa, a część klientów znika, bo brakuje follow-upów i kontroli nad procesem. W tym momencie system CRM staje się skutecznym narzędziem do zarządzania relacjami z klientem.
Najczęściej firmy sięgają wtedy po sprawdzone rozwiązania:
To nie są jeszcze pełne programy do zarządzania małą firmą, ale skutecznie porządkują sprzedaż, leady i relacje. A to bezpośrednio przekłada się na przychody i lepszą obsługę klienta.
Jeśli w firmie nie ma procesu sprzedaży, CRM nie zadziała. Bez ustalonych etapów, zasad pracy i odpowiedzialności system szybko zamienia się w kolejną aplikację, do której nikt nie zagląda. W takiej sytuacji zamiast usprawnienia zarządzania pojawia się tylko koszt i frustracja, że narzędzie nie spełnia swojej roli.
Projekty zaczynają się przeciągać, zadania giną w mailach i komunikatorach (nawet tych połączonych z CRM-ami), a w zespole coraz częściej pada pytanie, kto właściwie jest za co odpowiedzialny. To sygnał, że operacyjnie firma przestaje się spinać i zaczyna tracić pieniądze na chaosie.
Na tym etapie firmy najczęściej sięgają po proste i intuicyjne narzędzia do zarządzania zadaniami i projektami:
To przykłady programów, które porządkują realizację, planowanie i współpracę w zadaniach. A to bezpośrednio wpływa na terminy, koszty i rentowność projektów, nawet jeśli firma nie myśli jeszcze o systemie ERP.
System ERP pojawia się w firmie wtedy, gdy pojedyncze narzędzia przestają wystarczać, a zarządzanie zaczyna wymagać spięcia wielu obszarów w jednym systemie. To już nie jest porządkowanie pojedynczych procesów, ale potrzeba zintegrowania różnych operacji wewnątrz organizacji.
ERP ma sens wtedy, gdy trzeba połączyć sprzedaż, magazyn, produkcję, dostawców i dokumenty w jeden spójny system. Zamiast pracować na kilku niezależnych aplikacjach, firma zaczyna zarządzać danymi centralnie, co ułatwia planowanie, raportowanie i kontrolę procesów biznesowych.
To, kiedy ERP zostanie wdrożony, zależy mocno od specyfiki działalności. Najczęściej kojarzony jest z dużymi przedsiębiorstwami, ale coraz częściej również mniejsze podmioty decydują się na system ERP dla małych firm i potrafią wykorzystać go z sukcesem. Liczy się nie wielkość organizacji, a złożoność procesów i tempo wzrostu.
Na rynku funkcjonuje wiele rozwiązań ERP, które odpowiadają na różne potrzeby biznesowe:
Na tym etapie ERP staje się realnym programem do prowadzenia firmy, który spina operacje i wspiera dalszy rozwój, zamiast tylko porządkować pojedyncze obszary.
W praktyce wiele firm próbuje wdrożyć jeden program do zarządzania firmą, który:
Intencja jest dobra, ale efekt często okazuje się odwrotny od zamierzonego. System robi się ciężki, skomplikowany w obsłudze i trudny do dopasowania do realnych procesów firmy. Zamiast usprawnienia pojawia się frustracja i powrót do arkuszy oraz maili.
Najczęściej sprawdza się podejście oparte na kilku zintegrowanych narzędziach:
W tym modelu Budget Studio pełni rolę centralnego programu do prowadzenia firmy od strony finansowej. Nie działa w odosobnieniu, tylko integruje się z innymi systemami i spina finanse.
