Optymalizacja procesów biznesowych zaczyna być potrzebna, gdy codzienna praca się dezorganizuje. Projekty się wydłużają, a zespół ma poczucie, że robi dużo, ale efekt jest nieproporcjonalny do wysiłku. Niektóre rzeczy da się usprawnić. Jak? Dowiedzmy się.
Najprościej mówiąc, optymalizacja procesów biznesowych polega na uporządkowaniu tego, jak praca rzeczywiście przebiega w firmie. Nie na poziomie procedur w PDF-ie, tylko krok po kroku, od startu zadania do jego zakończenia.
Definicja
Optymalizacja procesów w firmie to świadome skracanie czasu realizacji, ograniczanie zbędnych czynności i kosztów oraz poprawa jakości pracy poprzez lepszy przepływ informacji i jasne zasady działania.
Dobrze przeprowadzona optymalizacja polega na usuwaniu miejsc, w których praca się zatrzymuje albo krąży bez sensu między osobami i narzędziami.
Firmy decydują się na takie działania najczęściej po to, żeby:
Jednym z najczęstszych problemów jest próba optymalizacji wszystkiego naraz. Dużo lepiej sprawdzi się wybór jednego procesu i doprowadzenie go do porządku.
Przy wyborze procesu na start warto wziąć pod uwagę kilka prostych kryteriów:
Przypadków złego wdrożenia lub prób wdrożenia kilku elementów naraz jest w firmach bez liku. Na przykład: agencja social media obsługująca kilkunastu klientów miesięcznie postanowiła „zrobić porządek” jednocześnie we wszystkich obszarach. Wdrożono nowy CRM, zmieniono sposób briefowania, przeprojektowano sposób akceptacji treści, wprowadzono nowe narzędzie projektowe i zmieniono podział ról w zespole. Efekt był odwrotny od oczekiwanego. O ile na początku wyglądało to “innowacyjnie”, to przez kilka tygodni nikt nie miał pewności, gdzie są aktualne informacje czy dokumenty i kto odpowiada za dany etap. Dopiero cofnięcie się do jednego procesu, obsługi zlecenia od briefu do publikacji, pozwoliło firmie wrócić na dobre tory.
To tylko jeden przykład takiego działania… Wraz z rozpowszechnianiem stosowania AI i (błędnym) naciskiem na eliminację czynnika ludzkiego oraz po wdrożeniu automatyzacji można bez końca wyliczać przykłady takich chaotycznych i nawet nieuzasadnionych zmian.
Proces optymalizacji warto podzielić na kilka czytelnych etapów. Dzięki temu łatwiej utrzymać porządek i uniknąć chaosu.
Zaczynamy od opisania, jak proces wygląda naprawdę. Kto zaczyna pracę, jakie warunki trzeba spełnić przed kolejnym krokiem, gdzie pojawiają się decyzje i jak wygląda przekazywanie zadań. Rozpisujemy wszystko szacunkowo, tworzymy wstępną wizję optymalizacji.
Mając mapę procesu, identyfikujemy miejsca, w których praca się zatrzymuje, wraca do poprawek albo wymaga nadmiernego wysiłku. Analiza powinna opierać się na konkretnych przykładach i czasie realizacji, a nie na opiniach. Chodzi o wyłonienie kilku najważniejszych problemów, które najbardziej wpływają na opóźnienia i błędy.
Zanim pojawi się automatyzacja, proces należy maksymalnie uprościć i ujednolicić. Usuwamy zbędne działania, łączymy etapy i doprecyzowujemy zasady tak, aby każdy wiedział, co ma zrobić i kiedy zadanie jest zakończone. Często proste standardy i jasne role przynoszą więcej efektu niż same narzędzia. Trzeba więc usunąć zbędne kroki i jasno określić, kto za co odpowiada.
Czas na działanie z zaplanowanymi automatyzacjami, narzędziami itd. Zmiany najlepiej testować w małej skali, na jednym zespole lub wybranym typie spraw, aby szybko sprawdzić ich skuteczność i ograniczyć ryzyko błędów lub chaosu. Wdrożenie powinno mieć jasno określony zakres oraz mierniki, które pokażą, czy nowy sposób pracy faktycznie działa lepiej.
Po wdrożeniu proces musi zostać utrwalony w codziennej praktyce, inaczej zespół wróci do starych nawyków. Warto zadbać o przekonanie do zmian zespołu - zmotywowany zwiększeniem efektywności pracy i porządkiem będzie sam pilnował trzymania się nowych procedur. Pomaga w tym krótka dokumentacja, jasna komunikacja oraz regularne przeglądy wyników, które pozwalają szybko reagować na nowe problemy.
Najwięcej sensu ma digitalizacja obszarów takich jak:
W obszarze finansów automatyzacja pracy ma szczególne znaczenie, bo ręczne arkusze powodują opóźnienia i błędy, które wychodzą dopiero po czasie. Dobrze zaprojektowane narzędzia pomagają połączyć plan, rzeczywiste płatności i prognozy w jednym miejscu, bez ręcznego liczenia i kopiowania danych.
Bez mierzenia efektów optymalizacja szybko traci sens. Tak jak mówiliśmy, na starcie warto ustalić punkt odniesienia, a później sprawdzić, czy to faktycznie działa na danych.
Najczęściej mierzone wskaźniki to:
Po wdrożeniu zmian warto prowadzić prostą tablicę wyników i wracać do niej tak często jak to możliwe. Optymalizacja procesów to nie jednorazowe działanie, tylko ciągłe doskonalenie w małych iteracjach.
Finanse są jednym z tych obszarów, w których brak optymalizacji widać najszybciej. Rozproszone dane, ręcznie uzupełniane arkusze i opóźnione informacje utrudniają podejmowanie decyzji. Budget Studio porządkuje tę część, zajmując się kontrolą finansów w firmie, rzeczywistymi płatnościami i prognozami w jednym systemie.
Zamiast ręcznego liczenia i przeklejania danych masz spójny obraz kosztów, przychodów, płynności i przyszłych zobowiązań. To pozwala kontrolować efekty optymalizacji nie tylko operacyjnie, ale też finansowo. Jeśli chcesz podejść do optymalizacji logicznie i etapami, finanse są dobrym miejscem na start.
