Zarządzanie małą firmą - jak zwiększyć efektywność?

Jak zacząć? 4 kroki do diagnozy sytuacji firmy

Na początek trzeba spojrzeć prawdzie w oczy: intuicja jest ważna, ale liczby nie kłamią. Załóżmy, że jesteś właścicielem lub właścicielką firmy eventowej. Czy masz pod ręką dokładne dane pokazujące, ile faktycznie zarabiasz na każdym wydarzeniu, które organizujesz? Jeśli nie, pokazujemy, jak się z tym sprawnie uporać. 

Zacznij od zebrania wszystkich danych finansowych za ostatnie trzy miesiące. Realnych, nie tylko tych z księgowości. Policz pieniądze, które wpłynęły na konto, zestaw je z wydatkami, to pozwoli ci ocenić rentowność każdego projektu. Osobno sprawdź, które wystawione faktury wciąż czekają na zapłatę. Często już na tym etapie widać ostrzeżenie: część przychodów pozostaje tylko na papierze, bo wpływy są opóźnione.

Następny krok: szukanie wzorców. Małe firmy eventowe rządzą się własnymi zasadami: sezonowość pociąga za sobą nieregularność wpływów, do tego zmieniają się marże na projektach. Pewnie zgadzasz się, że łatwo zgubić kontrolę. Sprawdź, w których miesiącach brakuje płynności i dlaczego. Może przez opóźnione płatności lub niespodziewane, choć konieczne wydatki?

Trzeci krok to weryfikacja narzędzi kontroli. Excel do prowadzenia firmy wystarcza na początek, ale szybko pokazuje swoje ograniczenia, szczególnie gdy organizacja się rozrasta, a projektów przybywa. Czy twoje obecne rozwiązania pozwalają ci błyskawicznie sprawdzić, na co możesz sobie pozwolić, czy i kiedy grozi ci luka na koncie i które projekty są faktycznie rentowne? Pomyśl o systemie, który kompleksowo zbiera i analizuje dane finansowe w jednym miejscu.

Czwarty krok: ustal priorytety działań. Zgromadzone dane pokazują, gdzie zarządzanie szwankuje. Czy to jest windykacja, budżetowanie, a może całkowity brak kontroli nad kosztami? Nie naprawiaj wszystkiego naraz. Skup się najpierw na jednym najważniejszym obszarze, by realnie poprawić efektywność prowadzenia firmy.

Wskaźniki efektywności, które warto mierzyć co miesiąc

Mierzenie nie musi być skomplikowane, pod warunkiem że robisz to regularnie. Jakie wskaźniki sprawdzają się w małej firmie, na przykład eventowej?

Dobrym pomysłem jest regularne monitorowanie kilku obszarów:

• Marża brutto na projekcie – po każdym wydarzeniu policz, ile zostało po odjęciu bezpośrednich kosztów organizacji. Ten wskaźnik rentowności poszczególnych projektów jednocześnie może sygnalizować ogólną kondycję finansową firmy.
• Regularnie analizuj wykorzystanie zasobów, by zidentyfikować niewykorzystany potencjał zespołu i sprzętu, a tym samym ograniczyć niepotrzebne koszty.
• Koszt pozyskania klienta względem jego wartości - sprawdzaj, czy wydatki na marketing i sprzedaż faktycznie przekładają się na zysk.
• Cash flow operacyjny – analizuj, czy przepływy pieniężne z twojej podstawowej działalności są dodatnie i pozwalają na pokrycie zobowiązań. Jeśli czas spływu należności jest wyraźnie dłuższy niż standard przyjęty w twojej branży (np. powyżej 30-60 dni), może to stanowić zagrożenie dla płynności finansowej firmy.
• A może sytuacja z cash flow wygląda odwrotnie i twoja płynność finansowa jest więcej niż zadowalająca? To świetnie, być może dzięki temu możesz oferować wydłużone terminy płatności swoim dobrym kontrahentom. Takie podejście może dawać ci realną przewagę konkurencyjną. Wiedza o aktualnym stanie finansów firmy to podstawa, tylko wtedy możesz świadomie zarządzać kredytem kupieckim, który oferujesz swoim odbiorcom.

Dzięki regularnemu sprawdzaniu tych wskaźników unikniesz zaskoczeń i będziesz mógł/mogła szybciej reagować na niekorzystne trendy.

Czy firma faktycznie zarabia? Szybka analiza rentowności

Prawdziwa analiza zaczyna się od jasnego rozdzielenia kosztów na te przypisane do poszczególnych eventów (bezpośrednie) i te, których nie da się łatwo rozdzielić (pośrednie). Czy wiesz, które wydatki naprawdę przekładają się na sukces projektu? Weź największy event z ostatniego kwartału i policz – najpierw koszty bezpośrednie, potem dolicz proporcjonalny procent kosztów firmowych (czynsz, marketing, twoja pensja itp.). Rachunek potrafi otworzyć oczy.

Drugi poziom kalkulacji to rozłożenie rentowności w czasie. Nawet dochodowe wydarzenie może okazać się kiepską inwestycją, jeśli przygotowanie trwało miesiącami, a pieniądze wpłynęły z opóźnieniem. Licząc realny czas pracy zespołu, możesz się zdziwić, jak niska bywa faktyczna stawka godzinowa w twojej organizacji. Pamiętaj też o uwzględnieniu wartości pieniądza w czasie. 100 zł to więcej niż owe 100 zł 3 miesiące później... szczególnie w czasie wysokiej inflacji.

Po trzecie – porównuj typy wydarzeń. Może się okazać, że małe eventy firmowe są zdecydowanie bardziej rentowne niż duże, prestiżowe konferencje, a weekendowe imprezy zostawiają więcej pieniędzy w firmie dzięki np. niższym kosztom wynajmu.

Jak utrzymać płynność przy nieregularnych wpływach?

Sezonowość to zmora wielu małych firm. Przez kilka miesięcy jest świetnie, potem nagle cisza na koncie. Dlatego niezbędne jest zabezpieczenie poduszki finansowej. W dobrych miesiącach staraj się regularnie odkładać część zysku na osobne konto. Trudne? Wiadomo, ale brak rezerwy to proszenie się o stres i ryzyko, bo firma bez rezerwy gotówkowej jest podatna na kryzysy. 

Po drugie, dywersyfikuj źródła dochodu. Zamiast czekać na wielkie kontrakty, wykorzystuj mniejsze, ale stałe zlecenia, na przykład comiesięczne usługi dla stałych klientów, wynajem sprzętu, konsultacje. Małe wpływy poprawiają stabilność i pozwalają firmie przetrwać chude miesiące. Pamiętaj też o pobieraniu zaliczek, szczególnie od nowych kontrahentów.

Automatyzacja finansów bez księgowego. Co sprawdza się w małej firmie?

Nie każdą małą firmę stać na własny dział finansów, ale każda zasługuje na nowoczesne zarządzanie pieniędzmi. Kontrola nad finansami nie musi oznaczać ciągłego przekopywania Excela czy poświęcania weekendów na rozliczenia. Jak poprawić efektywność bez zatrudniania dodatkowych pracowników?

Wspomóż się inteligentnym systemem, jak Budget Studio. To narzędzie stworzone właśnie dla takich organizacji jak twoja. Łączy się z systemem księgowym, kategoryzuje wpływy i wydatki, buduje jasne raporty cash flow. Dzięki temu masz pod kontrolą wszystkie kluczowe wskaźniki, nie musisz spędzać czasu na żmudnych analizach i przepisywaniu faktur.

Zamiast marnować soboty na podsumowania, w kilka minut generujesz raporty rentowności, prognozy cash flow i dostajesz alerty w przypadku budżetowych przekroczeń. System przypomina o niezapłaconych fakturach i śledzi wydatki naruszające plan finansowy firmy. W Budget Studio masz informacje na bieżąco – przekroczony budżet projektu, niski stan konta czy opóźnione płatności nie umkną twojej uwadze, jeśli będziesz korzystać z tego regularnie, dbając o aktualność danych. 

Budget Studio łatwo integruje się z najpopularniejszymi systemami księgowymi, narzędziami CRM i platformami płatności. Oznacza to, że firma nie musi zmieniać swojego sposobu prowadzenia biznesu, ponieważ to system jest dopasowany do jej potrzeb.

Deleguj z głową – jak oddać kontrolę i nie stracić nadzoru?

Syndrom "sam sobie dam radę" to największy wróg rozwoju małej organizacji. Jak zatem delegować zadania w obszarze finansów, by nie stracić kontroli? Pracownik może wprowadzać dane, zajmować się codziennym kontaktem z dostawcami, ale decyzje strategiczne, jak inwestycje, analiza rentowności, ustalanie zasad, muszą pozostać u właściciela. Dlatego tak ważne jest ustalenie jasnych procedur i limitów. Na przykład pracownik dostaje prawo do płatności do określonej kwoty, a większe wydatki wymagają twojej akceptacji. Windykacja należności – prowadzona według ustalonych reguł, jak najwcześniej. 

Zawsze pamiętaj, że system i procedury muszą być na tyle jasne, że każdy nowy, przeszkolony pracownik od razu wie, co i jak ma lub może robić, by nie uzależniać firmy od jednej osoby. Delegowanie ma służyć temu, by właściciel skupił się na tym, co dla firmy najważniejsze: rozwój, marketing, efektywna sprzedaż i relacje z klientami. Rutynowe zarządzanie finansami i bieżąca kontrola mogą być zorganizowane tak, by nie blokowały wzrostu, tylko go napędzały.

Te trzy fundamenty: kontrola, skuteczne zarządzanie i efektywność mogą zadecydować o sukcesie lub porażce każdej małej firmy. Rozwijaj firmę mądrze, jednocześnie zachowując pełną kontrolę nad finansami.