Webinar dla nowych użytkowników. W 45 min od zera do bohatera. Zaczynamy za
0
0
0
0
Excel, faktury, komunikatory – wszystko osobno, a wciąż nie wiadomo, jak wygląda cash flow. W tym tekście porządkujemy temat ERP i CRM, a także przedstawiamy narzędzie, które bywa skuteczniejszą alternatywą.
ERP i CRM to dwa hasła, które często pojawiają się obok siebie, a jednak oznaczają zupełnie inne narzędzia. W praktyce decydują o tym, czy firma porządkuje swoje procesy wewnętrzne, czy koncentruje się na budowaniu relacji z klientami.
ERP to system do zarządzania wewnętrznymi procesami firmy (tzw. back-office). W centrum są twarde dane: finanse, księgowość, logistyka czy produkcja. ERP eliminuje silosy informacyjne – wszystkie działy pracują na jednej, spójnej bazie danych. Dzięki temu właściciel agencji może wreszcie zobaczyć, ile naprawdę kosztuje projekt i jak wydajnie działa cały zespół.
CRM służy do zarządzania zewnętrznymi relacjami (tzw. front-office) – z klientami i partnerami. To narzędzie handlowców i marketerów, które wspiera śledzenie leadów, historię kontaktów czy proces ofertowania. Jego siłą jest 360-stopniowy widok klienta: od pierwszego maila po obsługę posprzedażową. Dla agencji digitalowej CRM oznacza lepsze panowanie nad lejkiem sprzedaży i szybsze domykanie projektów.
Krótko tłumacząc, ERP odpowiada na pytanie: jak efektywnie działamy wewnątrz i jak ograniczyć koszty? CRM skupia się na innym aspekcie: jak rosną nasze przychody i jak utrzymać klientów? Właśnie dlatego wybór systemu zależy od tego, gdzie leży największe wyzwanie – w organizacji procesów czy w sprzedaży. Pamiętajmy, że systemy mogą się wzajemnie uzupełniać.
Przyjrzyjmy się najczęstszym kłopotom, z którymi mierzy się właściciel małej agencji. To właśnie one decydują o tym, czy lepiej sprawdzi się system ERP, CRM, czy jednak inne podejście. Analizujemy je z perspektywy praktyki i tego, jak działają systemy ERP w firmie usługowej.
Arkusze Excela z kosztami, faktury w mailach, notatki w komunikatorze – wszystko rozproszone i niespójne. Efekt? Każdy dokument pokazuje inne wersje sytuacji, a decyzje podejmowane są na podstawie danych sprzed tygodnia (lub starszych). ERP potrafi uporządkować część tych procesów, ale wymaga dużych wdrożeń i dopasowania całego przedsiębiorstwa do narzuconych reguł. W praktyce wiele agencji szuka prostszego rozwiązania, które da im to, czego brakuje na co dzień: jedno miejsce, gdzie wszystkie liczby są aktualne. Dlatego narzędzia takie jak Budget Studio stają się alternatywą – łączą przychody, koszty i planowane wydatki w spójną bazę i pozwalają szybko sprawdzić, jak naprawdę wygląda cash flow czy wyliczyć rentowność firmy.
Sprzedaż rośnie, faktury wystawione, a mimo to pod koniec miesiąca zostaje niewiele. Trudno zrozumieć, które projekty faktycznie przynoszą zysk, a które tylko „ładnie wyglądają” w portfolio. CRM świetnie pokazuje, ilu klientów pozyskaliśmy i na jakim etapie działań marketingowych i obsługi klienta się znajdują, ale nie odpowiada na pytanie, czy realizacja się opłaca.
ERP ma moduły controllingu, lecz bywa zbyt rozbudowany dla niewielkich firm. Właśnie tu zyskuje znaczenie specjalistyczne oprogramowanie finansowe. Budget Studio, jako narzędzie stworzone, aby realnie wspierać zarządzanie zasobami i kontrolę kosztów, pozwala przypisać koszty i przychody do konkretnych projektów i w prosty sposób pokazać, co naprawdę zarabia na siebie, a co tylko zabiera czas zespołu.
Nawet dobrze prosperujące agencje potrafią wpaść w kłopoty, gdy nagle trzeba zapłacić VAT albo kluczowy klient spóźnia się z przelewem. W ERP znajdziemy opcje prognozowania, ale często wymagają one specjalistycznej obsługi i dodatkowych modułów. CRM w ogóle nie dotyka tego obszaru. Tymczasem to właśnie prognoza płynności finansowej decyduje, czy w danym miesiącu firma spokojnie opłaci ZUS i pensje, czy będzie szukać szybkiego kredytu.
Budget Studio stawia ten temat w centrum – służy do planowania budżetu i zarządzania płynnością w taki sposób, by właściciel przedsiębiorstwa mógł przewidywać przyszłość, a nie tylko reagować na bieżące problemy. Prognozy cash flow uwzględniają nawet podatki jako planowane wydatki, co daje pewność, że agencja nie będzie zaskoczona nieoczekiwanym obciążeniem.
ERP czy CRM brzmią tak, jakby miały robić kolosalną różnicę biznesową w firmach. I nie zrozum tego źle, bardzo często tak jest. Dla małej agencji digitalowej ich wdrożenie czasami okazuje się jednak zbyt kosztowne i czasochłonne. Standardowe systemy sprawdzają się w dużych organizacjach, gdzie liczy się pełna automatyzacja całej firmy. W mniejszych biznesach potrzeba czegoś prostszego – narzędzia, które skupia się na tym, co naprawdę decyduje o przetrwaniu i rozwoju: finansach, cash flow i prognozach podatkowych, a także marketingu.
I tu właśnie pojawia się Budget Studio - nie jako kolejny program księgowy, bo księgowość patrzy wstecz, rozliczając to, co już się wydarzyło. Budget Studio działa jak narzędzie zarządcze – pokazuje bieżący wynik, płynność finansową i co najważniejsze, pozwala planować przyszłość.
W praktyce oznacza to rozwiązanie problemów opisanych wcześniej:
Dzięki temu agencja nie potrzebuje integracji ze skomplikowanym ERP, żeby wiedzieć, na czym zarabia i kiedy będą dostępne pieniądze na koncie. Wystarczy narzędzie, które mówi językiem finansów w prosty i zrozumiały sposób – dokładnie tak działa Budget Studio.
ERP jest usprawnieniem procesów wewnętrznych, CRM wspiera relacje z klientami. Oba rozwiązania mogą być wartościowe, ale wybór zależy od tego, co faktycznie ogranicza rozwój twojej agencji.
Dla większości małych firm cyfrowych największe wyzwanie stanowi brak kontroli nad rentownością projektów i płynnością finansową, a nie brak klientów czy narzędzi sprzedażowych. Zanim więc zainwestujesz w rozbudowane systemy, upewnij się, że masz solidne fundamenty i wiesz, ile oraz na czym zarabiasz.
Odzyskaj kontrolę nad finansami swojej agencji. Sprawdź, jak Budget Studio w czasie rzeczywistym pokaże ci rentowność projektów i prognozę cash flow. Wypróbuj za darmo!
