Planowanie budżetu firmowego. Przeczytaj, zanim zaczniesz

Z czego tak naprawdę składają się finanse Twojej firmy?

Finanse firm takich jak agencje digitalowe są jak system naczyń połączonych. Samo patrzenie na wpływy na konto czy listę faktur nie wystarczy. Żeby działać świadomie, musisz znać wszystkie elementy układanki. O czym konkretnie mowa? Już wyjaśniamy. 

Przychody dzielą się na regularne i przewidywalne, jak abonamenty czy stałe umowy, oraz jednorazowe (te trudniejsze do zaplanowania), czyli projekty i kampanie. Po drugiej stronie są koszty stałe: pensje, czynsz, ZUS, leasing czy subskrypcje narzędzi SaaS. Dochodzą do tego koszty zmienne, np. wynagrodzenia freelancerów, budżety reklamowe klientów czy zakupy materiałów do projektów.

Są też wydatki, o których łatwo zapomnieć: podatki (VAT, dochodowy), zwłaszcza gdy płacimy je kwartalnie, koszty rekrutacji, premie czy nagłe awarie. To najczęściej one zakłócają płynność, nawet gdy na papierze firma wygląda na rentowną. Bo co z tego, że masz podpisane kontrakty warte setki tysięcy złotych i na papierze wykazujesz zysk, jeśli  opóźnienie płatności największego klienta sprawia, że brakuje środków na pensje i daniny publiczne. To typowa sytuacja, w której rentowność istnieje tylko w Excelu, a realnie firma mierzy się z kryzysem płynności.

Dlatego tak ważna jest kontrola cash flow. Excel w tym nie pomoże – ręczne śledzenie wszystkiego, choć czasochłonne, to zawodzi. Budget Studio w takich sytuacjach przychodzi z pomocą: centralizuje wszystkie dane, także przyszłe płatności, i natychmiast pokazuje odpowiedź na pytanie: ile i na czym naprawdę zarabiasz?

Błędy, które kosztują najwięcej. Sprawdź, czy ich nie popełniasz

Większość agencji popełnia podobne błędy w budżetowaniu. Ucz się zatem na błędach innych i nie popełniaj ich w swojej organizacji. Zwróć uwagę na:

Zbyt optymistyczne planowanie przychodów

Wpisywanie do budżetu pieniędzy z umów w fazie negocjacji albo zakładanie, że każdy klient zapłaci na czas, tworzy złudny obraz finansów. Realny plan powinien bazować na podpisanych kontraktach i danych historycznych, jednocześnie uwzględniając aktualną sytuację na rynku. Pomocne okazują się tu narzędzia do planowania budżetu.

Niedoszacowanie kosztów pracy zespołu

Czas pracowników to największy koszt w agencji, a jednocześnie najtrudniejszy do uchwycenia. Bez danych o roboczogodzinach projekty tylko wyglądają na rentowne. W rzeczywistości nie są. Tutaj pomaga mierzenie czasu pracy i powiązanie go z budżetem – wtedy widać, gdzie pojawia się przekroczenie.

Brak regularnego monitoringu budżetu

Budżet przygotowany raz na początku roku szybko traci aktualność, dlatego wymaga regularnego sprawdzania. Zwłaszcza że często pojawiają się przesunięcia w transakcjach. Przykładowo wówczas, gdy opłacasz kampanię reklamową, a zwrot od klienta dostajesz dopiero po miesiącu. Właśnie wtedy przydaje się narzędzie takie jak Budget Studio, które aktualizuje dane na bieżąco i pokazuje wpływ pojedynczej zmiany na całą płynność.

Chaos w zatwierdzaniu kosztów

Brak zunifikowanego procesu sprawia, że decyzje o wydatkach zapadają w mailach czy na spotkaniach. To rodzi konflikty i utrudnia kontrolę. Rozwiązaniem jest jasny, powtarzalny schemat akceptacji, w którym wiadomo, kto przygotowuje budżet, a kto podejmuje ostateczną decyzję zakupową. W planowaniu takich działań może Ci pomóc Budget Studio.

Planowanie budżetu krok po kroku. Jak zrobić to mądrze?

Stworzenie budżetu nie musi być skomplikowane. Wystarczy potraktować to jak proces, który powtarzasz co roku i na bieżąco, np. co miesiąc, aktualizujesz. Tak wygląda w praktyce:

1. Zbierasz dane historyczne z ostatnich dwunastu miesięcy. To pokazuje, jakie koszty i przychody się powtarzają, a które były wyjątkowe. Dzięki temu budżet jest oparty na faktach, a nie na zgadywaniu.
2. Określasz cele biznesowe na nowy okres, np. wyższa rentowność, zatrudnienie dodatkowej osoby albo uruchomienie nowej usługi. Ważne, aby każdy cel miał swoje liczby i można go było realnie zmierzyć.
3. Przeglądasz wszystkie wydatki i dzielisz je na kategorie. Do kosztów stałych zaliczasz czynsz, pensje czy subskrypcje. Zmienne to np. wydatki na freelancerów i reklamy. Do tego dokładasz koszty osobowe oraz nieregularne, jak podatki, premie, szkolenia czy rekrutacje.
4. Mając już koszty, budujesz prognozę przychodów. Opieraj ją na podpisanych umowach i realnych szansach sprzedażowych. Warto oddzielić przychody pewne od przewidywanych, żeby nie tworzyć zbyt optymistycznej wizji.
5. Masz już wszystko zebrane. Teraz przygotowujesz trzy warianty budżetu: realistyczny, pesymistyczny i optymistyczny. Pomoże to w dostosowaniu późniejszych zmian.
6. Pamiętaj o regularnym monitorowaniu i systematycznym aktualizowaniu budżetu. Wystarczy, że raz w miesiącu porównasz plan z rzeczywistością i naniesiesz poprawki. Dzięki temu budżet staje się żywym narzędziem, a nie dokumentem do szuflady.

Ten proces może wyglądać na czasochłonny, ale narzędzia takie jak Budget Studio znacznie go upraszczają, oszczędzając cenny czas. Wgrywasz dane z Excela czy systemów fakturowych, a aplikacja pomaga je skategoryzować, ułożyć w budżety i od razu pokazuje potencjalne luki w płynności czy różnice między planem a rzeczywistością.

Nowoczesne narzędzia. Budżetowanie bez Excela i stresu

Excela zna każdy, ale jak zarządzać budżetem z jego pomocą? Tutaj arkusze szybko pokazują swoje ograniczenia, o które potykają się biznesmeni. Wystarczy jeden źle wpisany wzór czy skasowana komórka i cały budżet się rozsypuje. Ręczne uzupełnianie danych zajmuje godziny, a i tak bazujesz na informacji, która zawsze jest o krok w tyle. W Budget Studio wszystkie dane trafiają do jednego miejsca i aktualizują się automatycznie.

Najważniejsze jednak, że z narzędzia może korzystać każdy. Nie trzeba znać się na finansach, by sprawnie zarządzać budżetem. Interfejs aplikacji płynności finansowej prowadzi użytkownika krok po kroku.

Monitorowanie budżetu i optymalizacja. Gdzie zarabiasz, a gdzie uciekają pieniądze?

Budżet to nie tylko plan, ale narzędzie diagnostyczne. Regularne porównywanie założeń z rzeczywistością pozwala ocenić, które projekty faktycznie zarabiają, a które tylko pochłaniają zasoby. Krótko mówiąc, obnażą fakt, że nawet najbardziej prestiżowy klient okazał się nierentowny.

[[example]]Przykład: klient spóźnia się z płatnością o dwa tygodnie. Na pierwszy rzut oka to niewielkie opóźnienie, ale w praktyce oznacza brak gotówki na pensje czy przelewy do podwykonawców. Musisz wtedy przesuwać własne zobowiązania lub szukać innego źródła finansowania. Tymczasem Budget Studio dostarcza raporty, które pozwalają kontrolować finanse firmy w różnych przekrojach i wizualizują przepływy pieniędzy na osi czasu, jeśli więc regularnie do nich zaglądasz, możesz z wyprzedzeniem zareagować na opóźnienia płatności.[[/example]]

Zapanuj nad budżetem, odzyskaj spokój ducha

Zapomnij o planowaniu budżetu jako biurokratycznym obowiązku, ale zacznij go traktować jak fundament, który decyduje o stabilności i odporności Twojej agencji. W obecnych realiach prowadzenie finansów „na czuja” to ryzyko. Po co się na nie narażać, skoro dobrze przygotowany budżet zamienia chaos w kontrolę, a niepewność w przewidywalność. Profesjonalne podejście do budżetowania nie jest już zarezerwowane tylko dla dużych firm - dzięki nowoczesnym narzędziom może je wdrożyć każda agencja.

Nie odkładaj porządku w finansach na później. Przetestuj Budget Studio i zobacz, jak proste i bezstresowe może być zarządzanie budżetem i płynnością Twojej firmy.