Jeszcze niedawno fakturę wysłaliśmy mailem lub pocztą. Teraz trafia najpierw do systemu państwowego. KSeF zmienia sposób wystawiania i odbierania dokumentów. Sprawdź, czym właściwie jest KSeF i do czego służy nam ten system.
Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF, to państwowy system teleinformatyczny służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Obsługuje on wyłącznie faktury przygotowane według określonej struktury. Faktura ustrukturyzowana jest zestawem danych zapisanych w formacie XML zgodnym ze schematem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. System sprawdza poprawność techniczną takiego dokumentu przed jego przyjęciem.
Zostaje ona uznana za wystawioną w momencie jej przyjęcia przez KSeF i nadania jej numeru identyfikującego w systemie. Ten numer jednoznacznie identyfikuje dokument w centralnej bazie.
A po co to wszystko zostało wprowadzone? Celem systemu jest centralizacja obiegu faktur, dalsza cyfryzacja rozliczeń podatkowych oraz zwiększenie kontroli nad rozliczeniami VAT. KSeF zapewnia jedno miejsce do wysyłki, odbioru i przechowywania faktur ustrukturyzowanych dla podmiotów objętych obowiązkiem jego stosowania.
W KSeF faktura nie idzie najpierw do kontrahenta, tylko do systemu. To system jest „bramką”, która decyduje, czy dokument w ogóle istnieje formalnie w obrocie. Przebieg jest prosty - przygotowujesz fakturę ustrukturyzowaną, wysyłasz ją do KSeF, system sprawdza poprawność danych, nadaje numer KSeF i dopiero wtedy udostępnia dokument odbiorcy. Jeśli walidacja nie powiedzie się, faktura nie zostanie przyjęta.
Data wystawienia wynika z momentu przyjęcia dokumentu przez KSeF. Musisz pilnować, żeby faktura została skutecznie wysłana i zaakceptowana, bo to wpływa na terminy rozliczeń. KSeF działa też jak centralne repozytorium faktur. Dokument jest przechowywany w systemie i dostępny do pobrania dla uprawnionych podmiotów, bez szukania w mailach i bez ryzyka, że plik gdzieś zniknie.
System przewiduje różne tryby działania: online, offline i awaryjny. Różnią się sposobem i timingiem przekazania dokumentu, ale w każdym przypadku finał jest ten sam - faktura ma trafić do KSeF i dostać numer. Dzięki temu, że faktura ma ujednolicony format danych, łatwiej ją automatycznie przetwarzać w systemach finansowo księgowych i usprawnić księgowanie oraz obieg dokumentów.
Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy faktur wystawianych między przedsiębiorcami. Jeśli sprzedajesz towary lub usługi innej firmie, faktura powinna zostać wystawiona jako faktura ustrukturyzowana i przesłana przez system. Obowiązek obejmuje wystawianie i odbieranie faktur przez KSeF. To oznacza, że musisz zapewnić sobie dostęp do systemu i możliwość odbioru dokumentów, nawet jeśli sam nie wystawiasz wielu faktur.
Sprzedaż na rzecz konsumentów, czyli B2C, co do zasady nie jest objęta obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF. W tych przypadkach nadal stosuje się dotychczasowe zasady dokumentowania sprzedaży. Przewidziano również wyjątki przejściowe. Dotyczą one m.in. części dokumentów wystawianych przy użyciu kas rejestrujących oraz wybranych szczególnych sytuacji określonych w przepisach. Zakres tych wyłączeń jest ściśle określony.
Od 2027 roku mają być stosowane sankcje administracyjne za niewywiązywanie się z obowiązków związanych z KSeF. Obejmą one m.in. niewystawienie faktury w systemie lub wystawienie jej niezgodnie z wymaganą strukturą. Dlatego przygotowanie procesów i systemów z wyprzedzeniem ma znaczenie praktyczne, nie tylko formalne.
KSeF w Polsce jest wdrażany stopniowo. Najpierw system był dobrowolny, a następnie wprowadzono etapy obowiązku dla kolejnych grup przedsiębiorców.
Rok 2026 został przewidziany jako okres przejściowy bez nakładania kar administracyjnych za określone naruszenia związane z KSeF. Nie oznacza to jednak, że można zignorować przygotowania. Obowiązek wystawiania i odbierania faktur przez system będzie już wtedy obowiązywał odpowiednie grupy firm. Istotne jest to, że od momentu objęcia obowiązkiem musisz być gotowy nie tylko do wystawiania faktur w KSeF, ale także do ich odbioru. Nawet jeśli sam wystawiasz niewiele dokumentów, kontrahenci mogą wysyłać je wyłącznie przez system. Brak dostępu do KSeF oznacza ryzyko utraty kontroli nad bieżącymi finansami w firmie - nie można tego bagatelizować.
W KSeF obowiązuje jeden format dokumentu: faktura ustrukturyzowana w postaci pliku XML zgodnego ze schematem FA(3) opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w tym źródle: https://ksef.podatki.gov.pl/. Nie wysyłasz obrazu faktury, lecz zestaw danych zapisanych według ściśle określonej struktury.
Możliwe jest dołączanie załączników do faktur, ale w określonych limitach i zgodnie z zasadami przewidzianymi dla systemu. Nie każdy rodzaj pliku i nie każda objętość danych będzie akceptowana. Aby korzystać z KSeF, potrzebujesz narzędzia, które pozwala generować i wysyłać faktury w wymaganym formacie. Może to być system finansowo księgowy lub ERP z integracją przez API KSeF albo bezpłatne narzędzie udostępnione przez Ministerstwo Finansów.
W systemie KSeF faktura wywołuje skutki prawne dopiero wtedy, gdy otrzyma numer identyfikujący w systemie. Samo przygotowanie dokumentu w programie finansowo-księgowym nie oznacza jeszcze jego skutecznego wystawienia. Liczy się moment, w którym dokument zostanie przyjęty i zarejestrowany w KSeF.
Cała ścieżka wygląda następująco:
Dopiero ten ostatni etap oznacza, że faktura funkcjonuje w obrocie między stronami.
Przepisy przewidują także tryb offline. W określonych sytuacjach możesz wystawić fakturę poza systemem, ale masz obowiązek przesłać ją do KSeF w następnym dniu roboczym. Dopiero po przekazaniu do systemu dokument otrzyma numer identyfikujący. Korekty faktur objętych obowiązkiem KSeF również wystawia się w systemie, w formacie ustrukturyzowanym. Nie można ich skutecznie rozliczyć poza systemem, jeśli dana sprzedaż podlega obowiązkowi fakturowania przez KSeF.
KSeF wprowadza kilka praktycznych ułatwień. Jednym z nich jest możliwość skróconego zwrotu VAT do 40 dni przy spełnieniu ustawowych warunków. System zapewnia też centralną archiwizację faktur ustrukturyzowanych, co ogranicza ryzyko zagubienia dokumentów i ułatwia ich odszukanie.
Ujednolicony format danych zmniejsza zakres ręcznego wprowadzania informacji do systemów finansowo-księgowych. Mniej przepisywania oznacza mniej błędów. Standaryzacja upraszcza również wystawianie korekt i rozliczenia między stronami, ponieważ wszystkie dokumenty funkcjonują w jednym systemie.
Dzięki temu, że dane z faktur trafiają bezpośrednio do administracji skarbowej, część obowiązków raportowych zostaje uproszczona. Informacje są już w systemie, co ogranicza konieczność ich ponownego przekazywania w odrębnych strukturach.
KSeF zmienia sposób obiegu faktur, ale nie rozwiązuje problemu zarządzania finansami w firmie. Nadal musisz wiedzieć, jak wystawione i odebrane dokumenty wpływają na wynik oraz płynność finansową. Tu potrzebne jest narzędzie, które zbiera dane w jednym miejscu i pokazuje ich konsekwencje. Budget Studio integruje dane finansowe, zarówno historyczne, jak i planowane. Faktury, umowy i inne płatności trafiają do wspólnej bazy, gdzie są przypisywane do budżetów projektowych, działowych lub opracowywania struktury kosztów stałych. Każda płatność wpływa na wynik i prognozę cash flow.
System automatycznie wylicza prognozy podatków, w tym VAT, oraz uwzględnia je w analizie płynności. Dzięki temu wiesz, kiedy pojawi się zobowiązanie podatkowe i czy firma ma środki na jego pokrycie. Prognozy są aktualizowane na podstawie rzeczywistych danych.
Co to oznacza? Tyle, że KSeF staje się źródłem danych, a Budget Studio narzędziem do ich analizy i planowania. Nie zastępuje księgowości ani samego systemu KSeF, ale daje ci bieżący wgląd w to, ile i na czym zarabiasz oraz jak faktury wpływają na przyszłą płynność firmy.
