Ponoszone koszty wpływają na to, jak działa twoja firma na co dzień. W połączeniu z inwestycjami i kredytami bieżące wydatki decydują o płynności i wyniku. Jeśli chcesz nad nimi panować, musisz nimi świadomie zarządzać.
Struktura kosztów to uporządkowany sposób pokazania, jakie poniesione koszty występują w firmie, z czego wynikają i z czym są związane. Najczęściej porządkuje się je w układzie rodzajowym, gdzie pojawiają się m.in. takie koszty jak: wynagrodzenia, podatki i opłaty, ubezpieczenia społeczne i świadczenia, amortyzacja, usługi obce, surowce czy pozostałe koszty. Taka struktura pozwala analizować koszty produkcyjne, pośrednie oraz te przypisane do takich obszarów jak projekt, dział lub konkretny dostawca, a następnie zestawiać je z przychodem.Wyciągając wnioski. Cenne wnioski.
Chodzi o to, żebyś ty jako właściciel/ka firmy orientował/a się i wiedział/a, jakie dokładnie koszty musisz ponieść, żeby firma mogła działać, i które koszty związane z działalnością odczuwalnie wpływają na wynik finansowy. Bez tego trudno świadomie zarządzać finansami, bo wszystkie wydatki zaczynają wyglądać tak samo. Dobrze ułożona struktura kosztów porządkuje chaos i daje jasną odpowiedź, które koszty są celowe, czyli służą rozwojowi i zwiększaniu przychodu, a które tylko powodują wyciek pieniędzy
Żeby sensownie analizować finanse w firmie, najpierw trzeba uporządkować koszty według prostych, czytelnych kryteriów. Rozdzielenie kosztów pokazuje, jak firma reaguje na zmiany skali działalności i jak koszty zachowują się względem przychodu.
Podział kosztów według zachowania względem przychodu:
Podział kosztów według przypisania do działalności:
Z Twojej perspektywy to moment, w którym finanse przestają być jedną dużą kwotą. Gdy rozdzielisz koszty na te grupy, łatwiej zrozumiesz, co naprawdę obciąża firmę i jak zmiana przychodu przełoży się na wynik.
W literaturze z zakresu rachunkowości zarządczej coraz częściej podkreśla się, że tradycyjne metody kalkulacji kosztów nie nadążają za złożonością współczesnych firm. W odpowiedzi na te ograniczenia autorzy badań i analiz wskazują Activity Based Costing jako podejście, które pozwala dokładniej zrozumieć, skąd naprawdę biorą się koszty i jak są generowane w organizacji. Tutaj znajdziesz jeden z przykładów źródeł mówiących o metodzie Activity Based Costing. ABC opiera się na założeniu, że to działania są nośnikiem kosztów, a produkty lub usługi jedynie je przejmują. W klasycznych modelach znacząca część kosztów pośrednich jest rozdzielana przy użyciu uproszczonych kluczy, co często prowadzi do zafałszowania kosztu wytworzenia. Przykładem może być korzystanie z płatnego programu graficznego. Koszty takiego oprogramowania nie są rozliczane „z automatu” na wszystkich klientów. Przypisuje się je wyłącznie do tych projektów, w których faktycznie są wykorzystywane, np. przy realizacji materiałów graficznych. Klienci korzystający wyłącznie z usług redakcyjnych nie ponoszą tych kosztów, ponieważ nie wynikają one z zakresu ich zlecenia.
W metodzie ABC koszty są najpierw przypisywane do konkretnych aktywności, a dopiero później alokowane na produkty zgodnie z faktycznym wykorzystaniem zasobów. Z perspektywy codziennego zarządzania to zmiana sposobu myślenia. Zamiast zastanawiać się, jak podzielić koszty zaplecza między produkty, zaczynasz rozumieć, które działania są wykonywane wyłącznie dla danego projektu, a które wspierają całą firmę. Dzięki temu koszt przestaje być umowny i zaczyna mieć sens operacyjny.
Autorzy badań podkreślają, że najważniejszą wartością ABC nie jest sam algorytm liczenia, lecz logika stojąca za alokacją kosztów. Obiektem kosztowym nie musi być wyłącznie produkt. Może nim być projekt, klient lub kanał sprzedaży. Działania powinny odzwierciedlać rzeczywisty przebieg procesów, a koszt przypisany do obiektu powinien wynikać z realnego zużycia zasobów, a nie z arbitralnego podziału.
Dla ciebie oznacza to większą przejrzystość. Widzisz, które elementy działalności faktycznie generują koszty, a które tylko je przejmują. To moment, w którym rachunek kosztów zaczyna wspierać decyzje biznesowe, zamiast je zaciemniać.
Proces Activity Based Costing rozpoczyna się od identyfikacji działań wykonywanych w firmie, takich jak obsługa zamówień, kontrola jakości, logistyka czy administracja. Wygląda to mniej więcej tak:
Rozpisanie tego, co faktycznie dzieje się w organizacji. Identyfikacja takich działań jak obsługa zamówień, kontrola jakości, logistyka czy administracja, zamiast od razu skupiać się na produktach.
Przypisuje się koszty do poszczególnych działań, a nie bezpośrednio do produktów. W ten sposób powstają pule kosztowe pokazujące, ile kosztuje wykonywanie konkretnych czynności.
Dla każdego działania wybiera się mierniki, które najlepiej oddają zużycie zasobów. Mogą to być: liczba zamówień, godziny pracy ludzi lub czas pracy maszyn, w zależności od charakteru działalności.
Określenie, które działania są wykorzystywane przez konkretne produkty, usługi lub projekty i w jakim zakresie.
Na końcu koszty działań przypisuje się do obiektów kosztowych proporcjonalnie do faktycznego wykorzystania działań, a nie według uproszczonych lub umownych kluczy.
To dość intuicyjne. Najpierw porządkuje się to, co realnie dzieje się w firmie, a dopiero potem przelicza koszty, dzięki czemu rachunek kosztów zaczyna wspierać decyzje, a nie tylko je dokumentować.
Analiza struktury kosztów pozwala zrozumieć, jak naprawdę działa ekonomika firmy, bo dopiero ich rozbicie na sensowne kategorie pokazuje, które obszary działalności generują największe obciążenia, jak koszty zachowują się przy zmianach skali działalności i które elementy mają realny wpływ na rentowność.
Na tym etapie do gry wchodzi narzędzie, które może wykonać tę pracę za ciebie. Zamiast ręcznie liczyć koszty w arkuszach i składać dane z wielu źródeł, Budget Studio automatycznie porządkuje strukturę kosztów i pokazuje gotowe wnioski w jednym miejscu. System łączy koszty zarówno już poniesione, jak i te dopiero planowane, przelicza ich wpływ na wynik i cash flow oraz pozwala szybko zobaczyć, gdzie firma zarabia, a gdzie traci. Dzięki temu analiza przestaje być jednorazowym ćwiczeniem, a staje się stałym elementem kontrolowania finansów.
Problemy z wydatkami nie dotyczą wyłącznie firm w kryzysie. Bardzo często pojawiają się tam, gdzie przychody są stabilne, a biznes z zewnątrz wygląda na poukładany. Brak jasnej struktury kosztów sprawia jednak, że nawet proste decyzje zaczynają być ryzykowne. Dobrym przykładem są agencje usługowe - przyjrzyjmy się takiej sytuacji:
W agencji digitalowej zatrudniającej 12 osób przychody były stabilne, ale właściciel nie potrafił jasno określić, jaka część wydatków to koszty stałe, a jaka zmienne. Bez tego trudno było odpowiedzieć na pytanie, czy firma może pozwolić sobie na zatrudnienie nowego specjalisty, czy lepiej oprzeć się na freelancerach. Dopiero stworzenie prostego szablonu budżetu, w którym oddzielono koszty stałe, takie jak pensje, biuro czy leasing, od kosztów zmiennych, jak podwykonawcy, reklamy klientów czy narzędzia rozliczane per projekt, pokazało realny próg opłacalności i obszary możliwych oszczędności.
Podobna sytuacja miała miejsce w agencji social mediowej działającej w modelu abonamentowym. Przychody były powtarzalne, ale struktura kosztów pozostawała nieczytelna. Właściciel nie wiedział, które wydatki są stałe, a które można elastycznie ograniczać w słabszych miesiącach. Gdy pojawiała się potrzeba cięcia kosztów, decyzje były podejmowane po omacku, więc często ze szkodą dla prowadzonych projektów.
Dopiero rozpisanie kosztów na stałe i zmienne w jednym, prostym szablonie pozwoliło szybko zobaczyć, gdzie firma ma realne pole manewru. To pokazuje, że analiza struktury kosztów nie jest teorią z podręcznika, tylko narzędziem, które rzeczywiście pomaga prowadzić firmę na co dzień.
Struktura kosztów nie musi być idealna od razu, najważniejsze, żeby była logiczna, spójna i oparta na tym, jak faktycznie działa twoja firma. Nawet proste uporządkowanie kosztów daje więcej wiedzy niż rozbudowane arkusze, które nie są później aktualizowane. Jeśli chcesz zacząć bez komplikowania sobie życia, potraktuj to jak proces, a nie jednorazowe zadanie.
Pierwsze kroki, które warto wykonać:
Na tym etapie wiele firm dochodzi do wniosku, że ręczne utrzymywanie struktury kosztów szybko przestaje być wygodne. Jeśli nie masz czasu na ciągłe aktualizacje, możesz zautomatyzować ten proces. Budget Studio porządkuje koszty, łączy je z działaniami i budżetami oraz na bieżąco pokazuje ich wpływ na wynik i płynność finansową. Dzięki temu struktura kosztów przestaje być dokumentem tworzonym raz na jakiś czas, a staje się realnym wsparciem w codziennym zarządzaniu firmą.
