Nieopłacona faktura uruchamia łańcuch zależności, który uderza w płynność, budżet i stabilność całej firmy. Sprawdź, jak działają zatory płatnicze i jak się przed nimi chronić.
Na podstawie publikacji UOKiK można powiedzieć, że zatory płatnicze to sytuacja, w której w transakcjach handlowych nie dochodzi do terminowej zapłaty za dostarczone towary lub wykonane usługi, a opóźnienie powoduje dalsze problemy z regulowaniem zobowiązań przez kolejne podmioty w łańcuchu dostaw. (Źródło: https://uokik.gov.pl/zatory-platnicze)
W praktyce wygląda to tak: przedsiębiorca wystawia fakturę, mija termin zapłaty, ale należność nie została uregulowana. Wierzyciel nie otrzymuje środków, przez co sam ma trudność z realizacją własnych zobowiązań pieniężnych wobec kontrahentów, pracowników czy urzędów. W efekcie dłużnik jednej firmy może wywołać opóźnienia w transakcjach u kolejnych przedsiębiorstw.
Zatory płatnicze nie są więc jednorazowym opóźnieniem, a bardziej zjawiskiem o charakterze łańcuchowym i nadmiernym, które bezpośrednio wpływa na płynność finansową i stabilność obrotów.
Dla małej firmy zatory płatnicze to przede wszystkim szybka utrata płynności: wystawiasz fakturę, mija termin zapłaty, a ona nie wpływa, więc należność zostaje „na papierze”, a zobowiązań nie ubywa. Zaczynasz przesuwać płatności innym, ciąć wydatki albo ratować się zewnętrznym finansowaniem, bo przychód nie zamienia się w realne pieniądze.
Im dłuższe opóźnienie w transakcjach handlowych, tym większe koszty i ryzyko sporu. Pojawiają się odsetki ustawowe za opóźnienie, możliwa rekompensata i roszczenie wobec dłużnika. Jeśli przeterminowanie przekracza 120 dni, rośnie ryzyko, że firma szybko nie odzyska środków, co bezpośrednio zagraża stabilności i dalszemu funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.
Zatory płatnicze powstają zarówno z przyczyn zewnętrznych, jak i wewnętrznych w przedsiębiorstwie. Część firm rzeczywiście ma problem z płynnością, inne celowo wydłużają termin zapłaty, traktując dostawców jako źródło bezpłatnego finansowania.
Do najczęstszych przyczyn należą długie terminy w transakcjach handlowych, brak kontroli nad należnościami. Jeśli nie monitorujesz, która należność jest już przeterminowana i o ile dni, łatwo przeoczyć moment, w którym opóźnienie zaczyna być nadmierne. Problem pogłębia sezonowość przychodów, duża koncentracja sprzedaży na jednym kontrahencie albo sytuacja, gdy dłużnikiem jest duży przedsiębiorca mający silniejszą pozycję negocjacyjną.
Najpierw przeanalizuj wszystkie należności i zobowiązań według dat wymagalności. Sprawdź, które faktury mają przekroczony termin zapłaty, o ile dni i jaka jest ich łączna wartość. Ważne jest ustalenie struktury przeterminowania, na przykład do 30 dni, do 60 dni i powyżej 60 dni, a szczególnie, czy któraś należność przekracza 120 dni. W niektórych przypadkach zalecamy też zestawienie z kalendarzami do konkretnych sytuacji, np. naszym dotyczącym tego, do kiedy zapłacić podatek dochodowy.
Jeśli chcesz to kontrolować na bieżąco, a nie „od przypadku do przypadku”, pomocne jest nasze narzędzie - Budget Studio. System zbiera w jednym miejscu wszystkie przychody i koszty, pokazuje terminy płatności oraz prognozę cash flow na podstawie płatności rzeczywistych i planowanych, więc szybciej widzisz, jak opóźnienie wpływa na płynność firmy. Dzięki temu łatwiej wyłapać przeterminowane pozycje (oby ich nie było), czy ocenić ryzyko luki w gotówce i podjąć odpowiednie decyzje.
Czy wiesz, że w Polsce przeciwdziałanie nadmiernym opóźnieniom w transakcjach nie jest zostawione wyłącznie firmom i windykacji? Działa tu konkretna ustawa, która reguluje nadmierne opóźnienia w transakcjach handlowych i daje narzędzia instytucjom publicznym, żeby ograniczać patologie rynkowe, szczególnie kosztem małych i średnich podmiotów. Mowa o Ustawie z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
Najważniejszą rolę pełni UOKiK, który może analizować praktyki płatnicze przedsiębiorstw i prowadzić postępowania dotyczące opóźnień w regulowaniu świadczeń pieniężnych. Oznacza to kontrolę, czy firmy nie budują przewagi biznesowej przez celowe przesuwanie płatności i generowanie zatorów u dostawców. Do tego dochodzi obowiązek publikowania sprawozdania o stosowanych terminach zapłaty, co pomaga ocenić, jak dany podmiot zachowuje się w relacjach B2B.
Warto też pamiętać o szczególnych sytuacjach, gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny. W takich relacjach terminy i zasady są mocniej uregulowane, a ty jako wierzyciel masz argumenty, żeby szybciej egzekwować zapłatę. Jeśli sytuacja robi się skrajna i brak płatności podważa sens współpracy, możesz też rozważyć kroki kontraktowe, łącznie z decyzją, czy odstąpić od umowy. (Źródło: https://www.gov.pl/)
Przyczyną zatorów płatniczych i związanych z nimi problemami jest problem w bieżącą kontrolą finansów w firmie. Ułatwia i usprawnia ją Budget Studio - system, który pozwala zebrać w jednym miejscu wszystkie przychody, zobowiązania i planowane płatności, dzięki czemu widzisz, które faktury są po terminie i jak wpływają na analizę cash flow.
System pokazuje harmonogram wpływów i wydatków w czasie, więc możesz ocenić, czy opóźnienie jednego kontrahenta nie wywoła luki w gotówce w kolejnym miesiącu. Widzisz też, jak brak zapłaty wpływa na wynik projektu i całego przedsiębiorstwa, a nie tylko na pojedynczą fakturę.
Dzięki temu łatwiej podejmować decyzje biznesowe: czy przyspieszyć działania windykacyjne, czy renegocjować warunki, czy zmienić model rozliczeń. Zamiast reagować po fakcie, zaczynasz działać wyprzedzająco i kontrolować zatory płatnicze, zanim zagrożą stabilności firmy.
