Pracownik widzi wynagrodzenie brutto, ale firma płaci znacznie więcej. W 2026 koszt zatrudnienia to ZUS, fundusze, PPK i wydatki okołopłacowe. Poniżej pokazujemy konkretne wyliczenia wraz z narzędziem, które pomoże ci to wszystko uporządkować.
Realny koszt zatrudnienia to kwota, która składa się z wynagrodzenia brutto oraz wszystkich obowiązkowych dopłat po stronie pracodawcy, a często także z kosztów administracyjnych obsługi zatrudnienia. Innymi słowy: pracownik widzi X brutto, a firma płaci Y.
Do tego kosztu wchodzą:
Dalej ważna jest logika liczenia. Wszystko zaczyna się od kwoty brutto, bo od niej naliczane są narzuty pracodawcy. To one stanowią największą różnicę między „ustalonym wynagrodzeniem” a realnym obciążeniem budżetu, bo są stałe, obowiązkowe i powtarzają się co miesiąc. W 2026 r. widać to na przykładzie płacy minimalnej: przy 4 806 zł brutto całkowity koszt pracodawcy, razem ze składkami i PPK, wynosi 5 862,37 zł.
Na końcu dochodzi warstwa kosztów, które nie wynikają wprost z przepisów składkowych, ale są normalną ceną „utrzymania” etatu w firmie. To czas i narzędzia potrzebne do policzenia listy płac, rozliczeń, kontroli dokumentów i pilnowania terminów. O żadnych bonusach w stylu ubezpieczeń itp. nie wspominając, oczywiście.
Prosta rada od Budget Studio: Jeśli chcesz liczyć koszt zatrudnienia bez pomyłek, trzymaj się kolejności: brutto jako baza, narzuty pracodawcy jako obowiązkowy dopisek, a dopiero potem koszty obsługi, które pokazują, ile naprawdę kosztuje cię etat w praktyce.
Zasady liczenia kosztu zatrudnienia na umowie o pracę wynikają wprost z przepisów publikowanych na rządowej tej stronie biznes.gov.pl: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0083, w sekcji poświęconej kosztom pracy i składkom ZUS. To właśnie na bazie tego źródła można określić, jakie elementy składają się na koszt pracodawcy i które z nich są obowiązkowe, niezależnie od wielkości firmy czy branży (oczywiście w kontekście UoP).
Na etacie koszt pracodawcy zawsze składa się z:
Te narzuty nie są negocjowalne. Wynikają z ustawy i obowiązują każdego pracodawcę, niezależnie od branży, wielkości firmy czy formy opodatkowania.
Poniżej masz pełną strukturę kosztu umowy o pracę w 2026 roku.
To właśnie suma tych pozycji tworzy koszt pracodawcy. Nie netto pracownika ani brutto z umowy. Tylko pełne „duże brutto”.
PPK często umyka w szybkich kalkulacjach, a realnie podnosi koszt etatu. Jeśli PPK działa w firmie i pracownik z niego nie zrezygnował, pracodawca ma obowiązek dopłacać 1,5% wynagrodzenia brutto.
Ta wpłata:
Z punktu widzenia budżetu PPK jest dodatkowym, stałym narzutem procentowym. Ma to znaczenie zwłaszcza przy większych zespołach, gdzie 1,5% od każdego wynagrodzenia brutto zaczyna być realną pozycją kosztową, a nie „ minimalnym dodatkiem”. Istotny detal organizacyjny jest taki, że wpłata PPK finansowana przez pracodawcę stanowi przychód pracownika do opodatkowania. To nie zwiększa twojego kosztu, ale komplikuje listę płac i trzeba to poprawnie uwzględnić w rozliczeniach.
Po tej definicji nie ma już miejsca na skróty. Koszt etatu na umowie o pracę liczysz zawsze w tej samej kolejności.
Schemat wygląda tak:
Dopiero ta suma stanowi pełen kosztem pracodawcy, który powinien trafiać do budżetu firmy, prognoz płynności finansowej i decyzji o zatrudnieniu.
Dla zobrazowania skali: przy płacy minimalnej w 2026 roku brutto wynosi 4 806 zł, a całkowity koszt pracodawcy przekracza 5 800 zł miesięcznie. Różnica nie wynika z benefitów ani premii, tylko z konstrukcji etatu zapisanej w przepisach.
To nie koniec kosztów. Wielu właścicieli zapomina, że poza brutto, ZUS i PPK musisz doliczyć wydatki, które pojawiają się tylko dlatego, że ktoś ma wykonywać konkretną pracę.
Pierwsza grupa to sprzęt i wyposażenie: stanowisko, komputer, telefon, licencje, dostęp do systemów. Do tego szkolenia i badania lekarskie, a w wielu branżach także odzież robocza i środki ochrony. Na końcu są koszty czasu, czyli wdrożenie, urlopy i absencje. Pracownik nadal kosztuje firmę, nawet gdy nie pracuje, a nowa osoba zwykle przez jakiś czas „zużywa budżet”, zanim jej praca zacznie przynosić pełne.
Umowy cywilnoprawne mają prostszą konstrukcję kosztową niż etat, ale tylko w określonych przypadkach. Kluczowa różnica polega na tym, że część składek może nie występować albo zależeć od statusu zleceniobiorcy.
Dla osoby bez innych tytułów do ubezpieczeń, umowa zlecenie bywa kosztowo (dla pracodawcy) zbliżona do etatu, choć nadal tańsza ze względu na brak PPK i FGŚP. Z punktu widzenia firmy to koszt bardziej elastyczny, ale nadal regulowany składkami.
Umowa o dzieło jest najtańszą formą zatrudnienia, czy raczej współpracy, ale tylko wtedy, gdy spełnia warunki prawne. Nie daje ochrony pracowniczej i raczej zostanie zakwestionowana , jeśli w praktyce przypomina etat.
Przy umowie zlecenie student do 26. roku życia jest całkowicie zwolniony ze składek ZUS i podatku PIT do limitu. Dla firmy oznacza to: koszt pracodawcy równa się kwocie brutto. To najtańszy legalny model współpracy, ale dostępny tylko dla wąskiej grupy osób (zwykle stosowany w pracy dorywczej lub sezonowej).
W modelu B2B firma nie zatrudnia pracownika, tylko kupuje usługę. Koszt po stronie firmy to kwota z faktury, bez ZUS, PPK, urlopów i absencji.
Z perspektywy budżetu B2B daje największą przewidywalność i najmniej obowiązków administracyjnych. Trzeba jednak pamiętać, że rosnące koszty ZUS i zdrowotne po stronie przedsiębiorców przekładają się na wyższe stawki na fakturach. Dodatkowo ten model wymaga realnej niezależności kontraktora, inaczej pojawia się ryzyko zakwestionowania współpracy.
Skoro masz już policzone, ile kosztuje etat, zlecenie i B2B, ostatni krok to dopasowanie formy do realnych potrzeb. Właśnie tu najłatwiej popełnić błąd: wybrać umowę tylko dlatego, że w tabelce wygląda taniej, lub dlatego, że “kolega z firmy X jest na takiej i sobie chwali”. Forma zatrudnienia to decyzja strategiczna, nie księgowa, bo wpływa na stabilność zespołu, odpowiedzialność, ryzyko i przewidywalność budżetu.
Jeśli praca ma być stała, wykonywana regularnie w twoich procesach i pod twoim kierownictwem, umowa o pracę zwykle jest najbardziej spójna z tym modelem. W zamian za wyższy, stały koszt dostajesz większą przewidywalność organizacyjną i mniejsze ryzyko, że forma współpracy zostanie zakwestionowana.
Jeśli potrzebujesz elastyczności albo praca jest sezonowa, lepiej broni się umowa cywilnoprawna. Zlecenie pasuje tam, gdzie rozliczasz czas lub wykonywanie usług, a nie „etatową obecność”. Dzieło ma sens tylko wtedy, gdy da się jasno opisać rezultat i odebrać go jako gotowy efekt, bo wtedy konstrukcja kosztu jest prosta, ale ryzyko rośnie, jeśli w praktyce to praca ciągła.
B2B traktuj jak zakup usługi, a nie „tańszy etat”. To działa, gdy wykonawca jest niezależny, ma wpływ na sposób realizacji i odpowiada za rezultat. W budżecie koszt jest czytelny, bo to faktura, ale tli się ryzyko, jeśli współpraca zaczyna wyglądać jak klasyczne podporządkowanie i praca w stałych ramach jak na etacie.
Żeby podjąć decyzję szybko i bez kombinowania, możesz przyjąć prosty filtr:
Z naszych wyjaśnień widać, że koszt zatrudnienia nie jest jedną liczbą. Zależy od rodzaju umowy, narzutów, wyjątków i tego, jak układają się płatności w czasie. Przy kilku osobach da się to policzyć ręcznie, ale przy większym zespole zaczynają się rozjazdy: inne terminy, różne warianty umów, zmiany stawek, walut, a do tego prognozowanie, czy budżet to udźwignie.
Budget Studio porządkuje te scenariusze w jednym miejscu i pozwala zestawiać koszty zatrudnienia w różnych wariantach, razem z ich wpływem na budżet i cash flow. Dzięki temu możesz sprawdzić, na ile etatów realnie cię stać, jak zmieni się miesięczne obciążenie po podwyżkach i czy w konkretnych miesiącach pojawi się luka płynnościowa, zanim podpiszesz umowę.
