Patrzysz na wynik finansowy i widzisz zysk. Patrzysz na konto bankowe i widzisz pustkę. Żeby uniknąć tego scenariusza, trzeba zacząć liczyć przepływy pieniężne. Pokażemy, jak sobie z tym poradzić, zanim zrobi to za ciebie rynek.
Kalkulacja przepływów pieniężnych nie jest czarną magią, można ją sprowadzić do stwierdzenia, że jeśli wprowadzisz śmieciowe dane, otrzymasz śmieciowy wynik. Jeśli wprowadzisz odpowiednie dane, dostaniesz prawidłowy wynik. Jeśli najpierw chcesz się dowiedzieć, co to cash flow, wyjaśniamy to pojęcie w osobnym artykule.
Aby prawidłowo obliczyć cash flow, musisz zacząć od dwóch podstawowych dokumentów finansowych: bilansu oraz rachunku zysków i strat (RZiS). Tu znajdziesz informacje o sytuacji finansowej twojej firmy.
RZiS działa na zasadzie memoriałowej, co oznacza, że przychody i koszty są rejestrowane w momencie wystawienia faktury, a nie wtedy, gdy rzeczywiście nastąpi przepływ gotówki. Przykładowo, jeśli wystawisz fakturę za sprzedaż towaru, przychód pojawi się w RZiS, mimo że zapłata od klienta może wpłynąć dopiero za kilka tygodni. Z tego powodu może się zdarzyć, że na papierze firma wykaże wysoki zysk, ale w rzeczywistości nie będzie miała wystarczającej ilości gotówki na pokrycie bieżących zobowiązań.
W takim przypadku, chociaż zysk netto w RZiS może być dodatni, firma może mieć trudności z płynnością finansową, ponieważ jej pieniądze są zamrożone w towarach lub należnościach od kontrahentów, którzy nie zapłacili w terminie. Dlatego w obliczeniach cash flow zaczynasz od zysku (lub straty) netto z RZiS. Aby uzyskać pełen obraz, potrzebujesz dodatkowych danych, które pokażą rzeczywisty stan przepływów gotówkowych w firmie.
Oprócz najważniejszego dokumentu, czyli RZiS, do policzenia cashflow przyda się jeszcze kilka rzeczy. Są to m.in.:
Myśląc o rachunku przepływów pieniężnych, trzeba oddzielić dwie rzeczy, czyli dane potrzebne księgowości i dane potrzebne firmie do zarządzania. Księgowość pracuje na dokumentach formalnych, przepisach i klasyfikacjach podatkowych. Firma natomiast potrzebuje bieżącej wiedzy o tym, kiedy realnie wypłynie gotówka, kiedy wpłynie i jakie będzie to miało skutki dla płynności finansowej firmy. To dwa różne światy i nie można ich mieszać. Budget Studio działa po stronie finansów, a nie księgowości firmy. Nie rozlicza podatków – daje właścicielowi szybki, praktyczny obraz tego, na co i jakim momencie go stać, bez konieczności posiadania wiedzy księgowej.
Przejdźmy do konkretów, czyli do tematu liczenia cash flow firmy. Zrozumienie tego zagadnienia wymaga spojrzenia na finanse firmy z perspektywy kasowej, czyli pokazania, skąd firma pozyskuje gotówkę i jak ją wydaje, a nie tylko wskazania rentowności sprzedaży. Aby to zrobić, musisz podzielić wszystkie operacje finansowe firmy na trzy logiczne "koszyki". Struktura ta pozwala szybko ocenić, w jakiej fazie rozwoju znajduje się przedsiębiorstwo i skąd naprawdę bierze się pieniądze na koncie:
W tym zakresie najważniejsza jest działalność operacyjna, ponieważ to ona przekłada się na efektywne zarządzanie firmą. Aby odpowiednio go prowadzić, musisz regularnie oceniać, ile zarabiasz, a nie tylko liczyć na dodatkowe inwestycje czy kredyty.
Masz przed sobą tabelę z liczbami i danymi finansowymi swojej firmy. Na dole widnieje saldo końcowe. Jest plus, więc myślisz, że wszystko jest OK. Nie do końca…
Co to tak naprawdę oznacza dla twojego biznesu? Sama wartość dodatnia na koncie to za mało, by spać spokojnie. Musisz spojrzeć na strukturę tych przepływów, czyli relację między działalnością operacyjną (A), inwestycyjną (B) i finansową (C).
Analitycy wyróżniają trzy klasyczne scenariusze:
Znasz już teorię i wiesz, że Excel - choć dzielny i często niezastąpiony - ma swoje granice. Przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie arkusz kalkulacyjny jeszcze daje radę, ale przy skalowaniu biznesu ręczne wpisywanie każdej korekty staje się po prostu ryzykowne. Łatwo o błąd w formule, który zafałszuje obraz płynności. Dlatego w nowoczesnym podejściu do finansów w firmie odchodzi się od manualnego „rzeźbienia” w tabelach na rzecz automatyzacji. Przedstawiamy więc, jak wygląda procedura obliczania cash flow w dedykowanym systemie, takim jak Budget Studio. Proces ten, choć oparty na tych samych fundamentach co metoda księgowa, jest znacznie szybszy i bardziej nastawiony na przyszłość (prognozowanie) niż tylko na analizę przeszłości.
To można nazwać ekwiwalentem metody bezpośredniej, która jest znacznie bardziej przejrzysta zarządczo niż księgowe sposoby z metodą pośrednią. Pierwszym krokiem jest więc agregacja danych o rzeczywistych wpływach i wydatkach.
W praktyce nie wpisujesz tego ręcznie. Nowoczesne narzędzia integrują się na przykład z systemami do fakturowania. Twoim zadaniem jest upewnienie się, że „zaciągnięte” zostały wszystkie planowane wydatki operacyjne:
Jeśli pominiesz tutaj jedną dużą fakturę, cała prognoza cash flow posypie się jak domek z kart.
Aby skutecznie obliczyć cash flow i wyciągnąć wnioski, musisz podzielić przepływy na odpowiednie kategorie. W Budget Studio dzielisz transakcje na grupy, co pozwala na dokładniejsze zarządzanie finansami. Możesz także zejść poziom niżej i tworzyć kategorie do bardziej szczegółowej analizy. Im bardziej uporządkujesz swoje dane, tym dokładniejsze analizy i raporty możesz wykonywać w naszym narzędziu.
Dzięki temu zobaczysz nie tylko całkowite wydatki, ale także ich szczegółowe przypisanie, na przykład:
Taka kategoryzacja pozwala na błyskawiczną ocenę, ile firma przeznacza na bieżącą działalność, ale ile inwestuje w rozwój. Dzięki temu łatwiej zauważysz, jeśli firma popełnia błąd, na przykład wrzucając spłatę kredytu do kosztów operacyjnych, zamiast traktować ją jako koszt finansowy.
Data wystawienia faktury to nie to samo co data przepływu gotówki. To właśnie różnica pomiędzy tymi datami jest kluczowa dla cash flow.
Musisz operować rzeczywistymi terminami płatności:
Ignorowanie tych przesunięć czasowych to najczęstszy błąd początkujących, prowadzący do sytuacji, w której "na papierze" masz miliony, a w kasie brakuje na ZUS. Albo odwrotnie: kumulowania nadmiaru kapitału na zwykłym rachunku bankowym “na wszelki wypadek”.
Kiedy dane są w systemie, zaczyna się prawdziwa analiza. Nie patrzysz już tylko na to, co było w zeszłym miesiącu. Patrzysz w przyszłość.
Analiza polega na porównaniu planu z wykonaniem. Czy wpływy od topowego klienta wpłynęły w terminie? Czy wydatki na paliwo nie przekroczyły budżetu? Nowoczesne systemy pozwalają na symulację scenariuszy „co jeśli”. Co się stanie z twoim cash flow, jeśli główny kontrahent spóźni się z przelewem o dwa tygodnie? Czy i na jak długo masz bufor finansowy? To jest moment, w którym liczby zamieniają się w decyzje biznesowe - prawdziwe zarządzanie finansami.
Zrozumienie, jak obliczyć cash flow, daje ci przewagę. Przestajesz być pasażerem we własnej firmie i siadasz za kierownicą. Niezależnie od tego, czy używasz zaawansowanego systemu jak Budget Studio, czy dopracowanego Excela – licz, analizuj i reaguj. Bo w biznesie wygrywa ten, kto ma płynność.
