Webinar dla nowych użytkowników. W 45 min od zera do bohatera. Zaczynamy za
0
0
0
0
Twój startup się rozwija, jest więcej klientów i projektów i – chaosu w Excelu. Znasz to? Szukanie faktury zajmuje dłużej niż jej wystawienie, a stan konta sprawdzasz kilka razy dziennie z duszą na ramieniu. To znak, że pora sięgnąć po narzędzia, które realnie wesprą cię w zarządzaniu małą firmą.
Dane rozproszone po mailach, notatnikach i arkuszach. To częsta sytuacja w małych firmach usługowych. Nie wiesz, ile masz naprawdę, nie wiesz, ile będziesz mieć. Zacznijmy więc od podstaw. Co dziś warto mieć w cyfrowej skrzynce narzędziowej?
Jesteś przedsiębiorcą na ryczałcie, masz jednoosobową działalność? Program księgowy wyliczy podatek VAT i poprowadzi wymaganą ewidencję – w zależności od formy opodatkowania może to być ewidencja przychodów lub przychodów i kosztów. Wiele nowoczesnych programów księgowych oferuje powiadomienia o terminach płatności ZUS i podatków. Przy wyborze programu księgowego nie zapominaj o kwestiach technicznych, jak backup, szyfrowanie, mobilny dostęp. Dostawca oprogramowania powinien zapewniać wysoki poziom bezpieczeństwa danych i możliwie jak najwyższą dostępność systemu.
Czy Twój program księgowy jest gotowy na KSeF? To w tej chwili absolutna podstawa dla polskiej małej firmy. Zgodność z KSeF oznacza, że twoje faktury będą automatycznie przekazywane do systemu ministerstwa finansów. Zero dodatkowych kliknięć, brak ryzyka pomyłki. Najpopularniejsze programy księgowe, jak inFakt, wFirma, Comarch, Saldeo już to zapewniają.
Niemniej uwaga: wszystko to są narzędzia do rozliczeń i zgodności z przepisami. Ich funkcjonalność kończy się zazwyczaj na tym, co już się wydarzyło.
Programy księgowe koncentrują się na przeszłości i służą do rozliczeń z Urzędem Skarbowym. A ty chcesz wiedzieć coś zupełnie innego: czy za dwa tygodnie nie zabraknie środków na ZUS, czy masz środki na inwestycje w nowy projekt lub zatrudnienie dodatkowego pracownika. To jest realny problem małej firmy, ale tego żaden program księgowy ci nie powie.
Budget Studio patrzy w przyszłość. To narzędzie do zarządzania finansami małej firmy, które:
Nie musisz znać się na kontach, amortyzacji i PKPiR. Potrzebujesz jednego widoku: ile masz, ile wydasz i co z tego wynika
Budget Studio to warstwa zarządcza w Twojej firmie, ponieważ korzysta z danych księgowych i przekształca je w realne prognozy i budżety. Dzięki temu daje ci kontrolę nad tym, co będzie się działo. Każda płatność w Budget Studio trafia na oś czasu cash flow, aktualizuje od razu wynik budżetu (projektowego, działowego, kosztów stałych itp.) i prognozę podatków. System pozwala symulować różne warianty przyszłości.
Czy każdej małej firmie potrzebny jest system ERP? Odpowiedź brzmi: nie. ERP to inwestycja dla tych, którzy mają już mocno rozbudowaną strukturę, magazyn, zespół pracowników, złożoną ewidencję przychodów i rozchodów. Wcześniejsze wdrożenie może przynieść więcej frustracji niż porządku. Jednak gdy firma rośnie, zaczynają się schody: kilkanaście osób, różne działy, duży magazyn, rozbudowana księgowość, konieczność zaawansowanego raportowania. Wtedy ERP staje się narzędziem, bez którego nie zrobisz kolejnego kroku. Comarch ERP Optima to jeden z popularniejszych w Polsce systemów ERP dla firm. W jednym środowisku integrujesz księgowość, finanse, kadry, płace, a także magazyn i sprzedaż. Program automatycznie pilnuje rozliczeń analizuje rentowność i prowadzi ewidencję VAT.
Pamiętaj: wdrożenie ERP to nie tylko zakup licencji, ale też czas, szkolenia i konieczność dopasowania własnych procedur. To zagadnienia dla dużej firmy. Przed decyzją rozważ alternatywne rozwiązanie. Połączenie dedykowanych narzędzi:
księgowość + Budget Studio + CRM.
Taki zestaw pozwala uzyskać wiele funkcjonalności ERP przydatnych w małych firmach, ale przy niższym koszcie i szybszym wdrożeniu.
Liczba pracowników rośnie, a twoje sposoby na ogarnięcie chaosu tracą skuteczność? E-maile, pliki, komunikatory – kiedy ludzi, projektów i faktur przybywa, rośnie ryzyko, że coś przepadnie. Tutaj z pomocą przychodzi profesjonalny CRM i narzędzia do zarządzania projektami. Wymieńmy tutaj IC Project. To jedno z popularnych polskich narzędzi do kompleksowego zarządzania projektami. Intuicyjny interfejs, szybkie wdrożenie i nawet osoby bez doświadczenia w metodyce pracy projektowej łapią workflow w kilka dni. IC Project łączy zarządzanie zadaniami i komunikację w zespole.
Kolejną ciekawą polską propozycją jest Firmao, które idzie o krok dalej, bo łączy CRM z elementami małego ERP. Kontakty, sprzedaż, faktury, ewidencja, magazyn, serwis, kadry i płace - to wszystko w jednej platformie. System umożliwia integrację z wieloma zewnętrznymi aplikacjami, wspierając automatyzację procesów.
Jeśli szukasz czegoś międzynarodowego, sprawdź HubSpot. Chcesz rozwijać sprzedaż poprzez marketing online, automatyzację i generowanie leadów? To właściwy wybór, choć musisz się liczyć z obsługą wyłącznie po angielsku i brakiem integracji z polskimi narzędziami. Darmowa wersja jest rozbudowana, ale prawdziwe funkcje kryją się w płatnych modułach.
Ważne jest, aby program był intuicyjny, zgodny z aktualnymi przepisami podatkowymi, oferował automatyczne przypomnienia o terminach płatności oraz integrację z KSeF, a także zapewniał szybki dostęp mobilny i bezpieczeństwo danych.
Nie. Małe firmy raczej tego nie potrzebują, zysk będzie niewspółmierny do włożonych finansów i zaangażowania. ERP sprawdza się najlepiej w firmach ze złożoną strukturą pracowników, magazynem oraz rozbudowaną ewidencją, gdzie kluczowa jest integracja wielu procesów. Dla mniejszych działalności lepsze mogą być modułowe systemy dostosowane do konkretnych potrzeb.
Planowanie płynności finansowej pozwala przewidzieć wpływy i wydatki w przyszłości, co zapobiega problemom z gotówką. Nawet bez specjalistycznej wiedzy możesz dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu kontrolować, czy będziesz miał środki na kluczowe zobowiązania, unikać niespodzianek i podejmować lepsze decyzje biznesowe, zabezpieczając firmę przed nieprzewidzianymi trudnościami.
