Webinar dla nowych użytkowników. W 45 min od zera do bohatera. Zaczynamy za
0
0
0
0
Twoja agencja digitalowa właśnie zamyka duży, wymagający projekt. Zespół jest zmęczony, ale dumny z efektów. Kiedy jednak patrzysz na stan konta, euforia szybko opada. Po odjęciu wszystkich kosztów, podatków i pensji, zysk okazuje się minimalny. Jak ominąć takie sytuacje? Czytaj dalej, a poznasz odpowiedź!
W realiach polskiego rynku, gdzie mikrofirmy usługowe stanowią ponad połowę wszystkich przedsiębiorstw, presja cenowa i walka o każde zlecenie, jest codziennością. Wiele agencji funkcjonuje bez określonej minimalnej wartości projektu, co prowadzi do przyjmowania prac za zaledwie kilkaset złotych. Taki model biznesowy jest ekstremalnie wrażliwy na wszelkie zaburzenia finansowe.
Weź pod uwagę, że najważniejsze w monitorowaniu finansów jest uwzględnianie wszystkich kosztów. Także tych, które na początku projektu wydają się nieistotne lub w ogóle nie były planowane. To właśnie „niespodziewane” wydatki są jednym z głównych powodów niskiej marży. W praktyce właściciel skupia się na realizacji zlecenia i często nie dostrzega, jak wiele dodatkowych pozycji obciąża budżet. Nawet drobne zakupy czy pojedyncze nadgodziny mogą w skali całego projektu znacząco zmienić wynik finansowy.
Monitorowanie kosztów to proces ciągłego śledzenia, gdzie dokładnie rozchodzą się pieniądze w ramach danego zlecenia. To narzędzie ma pomóc w podejmowaniu świadomych decyzji: które projekty są naprawdę warte twojego wysiłku, gdzie ucieka marża i jak przygotować szacunek oraz wycenę przyszłych prac, aby realnie na nich zarabiać.
Brak systematycznej kontroli nad tym, jaki jest rzeczywisty koszt projektu, prowadzi bezpośrednio do poważnych problemów. Jakie to zagrożenia? Odpowiadamy.
Bez bieżącej analizy możesz nieświadomie realizować zlecenia, które „zjadają” zyski wypracowane przez inne, rentowne prace. Prowadzi to do frustracji, demotywacji zespołu i poczucia, że ciężka praca idzie na marne.
Nierentowny projekt w połączeniu z plagą polskiej gospodarki – zatorami płatniczymi – to prosta droga do katastrofy. Firma może generować zyski „na papierze”, ale zbankrutować z powodu braku gotówki na koncie na opłacenie pilnych wydatków, takich jak pensje czy podatki.
Kiedy nie masz pewności co do realnej zyskowności swojej firmy, boisz się inwestować w jej rozwój – zatrudniać nowych ludzi czy kupować profesjonalny program do zarządzania firmą. Ten paraliż decyzyjny prowadzi do stagnacji i stopniowej utraty konkurencyjności.
Nie musisz być finansistą, aby przejąć kontrolę nad planowaniem finansów w firmie. Efektywne zarządzanie kosztami w projekcie zaczyna się od zrozumienia i regularnego śledzenia kilku metryk, które odczarowują świat finansów.
Aby rzetelnie obliczyć budżet projektu, musisz uwzględnić oba rodzaje kosztów. Koszty bezpośrednie są łatwe do przypisania – to np. czas pracy grafika czy programisty poświęcony na konkretne zadanie. Koszty pośrednie to koszty ogólne prowadzenia firmy, takie jak czynsz za biuro, księgowość czy subskrypcje oprogramowania. Ich prawidłowa alokacja jest kluczowa dla poznania prawdziwej rentowności.
Ta metryka zmusza do myślenia strategicznego. Mierzy całkowity zysk, jaki agencja może uzyskać od klienta w całym okresie współpracy. Czasami warto świadomie zrealizować pierwszy projekt z niższą marżą, jeśli wiemy, że klient ma potencjał na długofalową i zyskowną relację. Wysokie LTV uzasadnia wyższe koszty pozyskania klienta i promuje budowanie partnerstwa zamiast jednorazowych „strzałów”.
Co jest w tym najlepsze? Używając odpowiednich narzędzi, wcale nie musisz mieć wiedzy w tym obszarze. Wystarczy, że poznasz interfejs aplikacji (nic trudnego).
Wiedza o wskaźnikach to jedno, ale ich bieżące śledzenie w natłoku codziennych obowiązków to zupełnie inne wyzwanie. Narzędzie, o którym mówimy, jest stworzone, by rozwiązać kluczowe problemy właścicieli małych agencji.
Informacje o kosztach i przychodach są rozproszone po mailach, plikach i różnych programach. Stworzenie rzetelnego raportu finansowego projektu zajmuje godziny.
Budget Studio centralizuje wszystkie dane finansowe w jednym miejscu. Możesz automatycznie importować faktury z popularnych systemów (np. Fakturownia, inFakt) lub skanować je za pomocą funkcji OCR, co eliminuje ręczne wprowadzanie danych i kładzie kres informacyjnemu chaosowi. Właściciel często nie wie, czy dany koszt projektu nie przekroczył przychodów, a ręczne liczenie tego po fakcie jest bezużyteczne do podejmowania szybkich decyzji.
Rozwiązanie? W Budget Studio możesz stworzyć osobny budżet projektu dla każdego zlecenia. System automatycznie oblicza jego wynik w czasie rzeczywistym po dodaniu każdego kosztu czy przychodu. Od razu wiesz, „ile i na czym zarabiasz”, co pozwala na bieżąco kontrolować finanse w całym cyklu życia projektu.
Jednym z największych „cichych zabójców” rentowności w agencjach jest zjawisko scope creep, czyli niekontrolowane rozszerzanie zakresu projektu. Prośby klienta o „drobne, darmowe poprawki” i „małe zmiany” sumują się w dziesiątki niepłatnych godzin, które niszczą marżę nawet najlepiej wycenionego projektu.
Obrona przed tym zjawiskiem opiera się na trzech filarach:
Posiadanie przejrzystego, aktualizowanego na bieżąco budżetu projektu w Budget Studio jest potężnym argumentem w rozmowie z klientem o dodatkowej opłacie za pracę wykraczającą poza pierwotny zakres.
Dla agencji usługowej czas zespołu to największy i najcenniejszy zasób, a zarazem największy koszt. Bez jego śledzenia każda analiza rentowności jest tylko zgadywaniem. Dopiero dane z systemu do time-trackingu pozwalają precyzyjnie odpowiedzieć na pytanie: „Czy ten projekt nam się opłacił?”
Co więcej, kiedy klient prosi o kolejną zmianę, możesz mu pokazać raport, ile roboczogodzin przewidywał pierwotny szacunek, a ile dodatkowych kosztów generuje jego nowa prośba. Dane z popularnych narzędzi do time-trackingu można łatwo przełożyć na koszty i wprowadzić do budżetu projektu w Budget Studio, aby uzyskać 100% pewności co do jego opłacalności.
W tym artykule przeszliśmy drogę od zrozumienia konsekwencji braku kontroli nad finansami, przez naukę istotnych wskaźników, po poznanie procesów, które chronią marżę.
Świadome zarządzanie kosztami i ich ciągłe monitorowanie to fundament spokoju właściciela i jedyna droga do zbudowania stabilnej, skalowalnej agencji, która naprawdę zarabia. To przejście od działania „we mgle” do podejmowania decyzji na podstawie twardych danych.
Przestań zgadywać, czy twoje projekty są rentowne. Zacznij podejmować decyzje na podstawie danych. Przekonaj się, jak Budget Studio może uporządkować finanse twojej firmy!
