Jak przejąć kontrolę nad wydatkami w firmie, zanim one przejmą kontrolę nad Tobą?

Jak przejąć kontrolę nad wydatkami w firmie, zanim one przejmą kontrolę nad Tobą?

Nawet w najlepiej zarządzanej firmie trafiają się trudne do uchwycenia koszty, jak nieużywane subskrypcje czy wydatki ukryte w gąszczu systemów, cicho i niezauważalnie obciążając budżet. Brak rutyny i narzędzi utrudnia ich wychwycenie. Jak więc usprawnić kontrolę nad wydatkami i poprawić rentowność?

Logo Marketer+
Artykuł został opublikowany w czasopiśmie Marketer+ we wrześniu 2024 roku.

Skąd się biorą niekontrolowane wydatki?

Jesteś właścicielem, prezesem firmy albo menedżerem biura lub szefem projektu. Znasz to uczucie, gdy patrzysz na raport i widzisz, że koszty znów „rozpłynęły się” gdzieś między działami, a ty nie jesteś w stanie wskazać winowajcy?

Diagnozę zacznij od analizy kosztów, czyli solidnej pracy śledczej. Zbierz faktury z ostatnich 6 miesięcy i posegreguj je według działów, projektów i typów. Zapewne na jaw wyjdą nieoczywiste wydatki, np. comiesięczne drogie licencje, z których korzysta sporadycznie jedna osoba, albo usługi, z których nikt nie korzysta, bo nikt nie wie o ich istnieniu, itp. 

Szczególną uwagę zwróć na koszty projektowe. W branży IT to klasyka gatunku: budżety są przekraczane przez nieplanowane zakupy narzędzi czy nagłe zlecenia na zewnątrz, bez analizy, jak to wpłynie na całość. Gdy brakuje centralnego systemu do monitorowania wydatków, przypisanie kosztów do właściwych projektów staje się koszmarem. Natomiast optymalizacja takich procesów pozwala zyskać kontrolę i zwiększyć stabilność finansową twojej firmy.

Chaos w danych, czyli dlaczego Excel i maile to za mało

Jeśli pracujesz w firmie projektowej, pewnie doskwiera ci fakt, że dane finansowe są porozrzucane wszędzie – w systemie księgowym, różnych arkuszach Excela, setkach maili i na stertach papierowych dokumentów. Odnalezienie jednej faktury i przypisanie jej do projektu potrafi zająć wieki.

Problemy zaczynają się już przy wprowadzaniu danych. Czy każdy pracownik opisuje i kategoryzuje wydatki tak samo? Bez wspólnych standardów zarządzanie finansami staje się chaotyczne i pożera czas, a nasze raporty są prawdopodobnie… fikcją. Ręczne przepisywanie danych i „ręczne rozbijanie” kosztów między projekty to prosta droga do błędów, które uniemożliwiają odpowiedź na fundamentalne w biznesie pytanie: który projekt tak naprawdę zarabia, a do którego dopłacamy?

Wybierz odpowiednie wsparcie: narzędzia do kontroli i zarządzania wydatkami

Zarządzanie finansami firmy w oparciu o intuicję i Excela to jak nawigowanie statkiem we mgle bez odpowiednich instrumentów nawigacyjnych. Prędzej czy później trafisz na mieliznę.

Na szczęście nowoczesne narzędzia, takie jak Budget Studio, oferują rozwiązania, które jeszcze do niedawna były zarezerwowane dla największych korporacji. Wybierając system do kontroli kosztów, zyskujesz nie tylko program, ale też przejrzystość i czas. Najważniejsze korzyści to:

  • Wszystkie dane w jednym miejscu: dzięki integracji z programami księgowymi i automatyzacji importu danych kończy się chaos informacyjny.
  • Elastyczne budżetowanie: możesz tworzyć budżety dla całej firmy, poszczególnych działów czy konkretnych projektów, a potem monitorować ich wykonanie w czasie rzeczywistym.
  • Wiedza dostępna dla każdego: interaktywne analizy i zróżnicowane poziomy dostępu sprawiają, że zarówno zarząd, jak i kierownicy projektów dostają dokładnie te informacje, których potrzebują do podejmowania mądrych decyzji.

Krok po kroku: jak wdrożyć system monitorowania wydatków bez rewolucji

Wdrożenie nowego systemu nie musi być skomplikowane, pod warunkiem że podejdziesz do tego metodycznie. Najważniejsza zasada: nie próbuj zmieniać wszystkiego naraz. Na przykładzie pracy z Budget Studio proces wygląda tak:

  1. Zbierz dane: wrzuć do systemu faktury i inne dokumenty kosztowe z ostatnich 3 miesięcy.
  2. Zbuduj logikę: uporządkuj dane w arkusze budżetowe według działów i projektów. Zaplanuj koszty i wpływy na kolejne miesiące. W Budget Studio każda złotówka musi mieć swoje miejsce w budżecie.
  3. Zrób test pilotażowy: uruchom system na jednym dziale lub projekcie. Zbierz opinie od zespołu i dopracuj proces.
  4. Rozszerzaj stopniowo: włączaj kolejne działy, szkoląc ludzi i wyrabiając w nich nawyk bieżącego wprowadzania dokumentów.

Gdy już wszystkie płatności – przeszłe, obecne i planowane – znajdą się w systemie, natychmiast zobaczysz, które projekty są niczym kura znosząca złote jaja, a które generują straty. Od teraz zacznij konsekwentnie kontrolować wydatki firmy.

Jak reagować na przekroczenia budżetu i nie stracić płynności?

Przekroczenia budżetu zdarzają się najlepszym. Podstawa to regularna jego kontrola i wypracowanie systemu wczesnego ostrzegania, na przykład alerty, które uruchomią się, gdy wykorzystasz określony procent budżetu. Jeśli nie masz takiego systemu, pomocne będzie wyrobienie (w sobie i podwładnych) nawyku systematycznego zaglądania do budżetu i jego rutynowe aktualizacje.

Gdy wydatki wymkną się spod kontroli, zastanów się: czy był to jednorazowy, nieprzewidziany koszt, czy może systematycznie nie doszacowujesz obciążeń finansowych? W pierwszym przypadku możesz przesunąć środki z innej kategorii. W drugim - czas na głębszą analizę i być może renegocjację umów z dostawcami. Zidentyfikowanie takich zmiennych pomoże ci opracować skuteczniejsze strategie budżetowe. 

Pamiętaj, że kontrola wydatków to jedno, a drugie to realny przepływ gotówki (cash flow). Narzędzia z automatyczną prognozą cash flow, takie jak Budget Studio, pozwalają świadomie planować wpływy i wypływy, minimalizując ryzyko, że w kasie nagle zabraknie pieniędzy.

Przejrzyste raporty, które każdy zrozumie

Dane to nie wszystko. Trzeba je jeszcze umieć pokazać tak, by były zrozumiałe. Różne osoby w firmie potrzebują różnych perspektyw:

  • Zarząd chce widzieć kluczowe wskaźniki: rentowność, wykonanie budżetu i prognozę cash flow na jednym dashboardzie.
  • Kierownik projektu potrzebuje szczegółowych raportów wydatków w swoim projekcie.
  • Office manager doceni operacyjny widok faktur do zatwierdzenia i listę wydatków przekraczających limity.

Nowoczesne narzędzia, takie jak Budget Studio, pozwalają jednym kliknięciem przejść od ogółu do szczegółu, co sprawia, że nawet osoby bez finansowego przygotowania mogą szybko zrozumieć sytuację przedsiębiorstwa i podejmować odpowiedzialne decyzje.

FAQ - często zadawane pytania

Skąd wiadomo, że firma traci pieniądze, mimo że „wszystko się zgadza”?

Najczęściej objawia się to niską rentownością przy dużym obrocie. Jeśli zyski nie rosną proporcjonalnie do kosztów, warto przyjrzeć się strukturze wydatków, i zapewne lepiej je kontrolować, oraz efektywności działań operacyjnych.

Jakie są pierwsze symptomy utraty kontroli wydatków w firmie?

Brak wspólnych zasad opisywania kosztów, rozbieżności w raportach, ciągłe pytania „gdzie jest ta faktura” i trudności w ustaleniu, ile kosztował dany projekt, to typowe sygnały, że warto uporządkować finanse.

Czy każda firma potrzebuje budżetowania, nawet jeśli jest mała?

Tak, budżetowanie to nie biurokracja, ale sposób na zapanowanie nad priorytetami. Nawet prosty plan wydatków i przychodów pozwala podejmować decyzje z większą pewnością i uniknąć impulsywnych wydatków, a dzięki temu lepiej kontrolować finanse w firmie i planować inwestycje.

Jak wdrożyć nawyk finansowej dyscypliny w zespole?

Zacznij od prostych zasad: kto wprowadza faktury, kto je zatwierdza, jak opisujecie wydatki. Potem wdrażaj systemy i raporty, które dają zespołowi wgląd w skutki ich działań, ludzie szanują to, co widzą.

Podpis Grzegorza Mogilewskiego