Mieliśmy rekordową sprzedaż i kolejkę klientów. A mimo to nie było za co zapłacić ZUS-u. Czy historia agencji Max Weber brzmi znajomo? Brak płynności finansowej potrafi wywrócić dobrze działającą firmę szybciej niż spadek sprzedaży.
Płynność finansowa firmy to zdolność do terminowego regulowania zobowiązań – pensji, podatków, faktur. Jest niezmiernie ważna, bo nawet zyskowna firma może upaść, jeśli nie ma gotówki na bieżące wydatki.
Pamiętaj tylko, że płynność finansowa firmy to zdolność do terminowego regulowania zobowiązań – pensji, podatków, faktur. Jest niezmiernie ważna, bo nawet zyskowna firma może upaść, jeśli nie ma gotówki na bieżące wydatki. W życiu to różnica między tym, czy w piątek wypłacisz pensje, czy będziesz tłumaczyć pracownikom, że "przelew utknął w banku".
To prawdziwa historia - agencja, która miała zakontraktowane imponujące zyski i piękne liczby w Excelu. Ale problemem było to, że klient płacił po dwóch miesiącach. A biuro, pensje i ZUS nie czekały. Firma miała zlecenia, generowała zyski, ale nie miała gotówki. To wcale nie odosobniony przypadek – 80% firm upada właśnie przez problemy z gotówką, a nie przez brak rentowności. Masz najlepszy produkt na świecie, ale jeśli nie możesz zapłacić dostawcy – nie istniejesz.
Płynność daje też pozycję negocjacyjną – gdy masz pieniądze, kontrolujesz sytuację. Gdy ich nie masz, bierzesz co dają. Dostawcy skracają terminy płatności, banki odmawiają kredytów, a klienci to często wyczuwają i zaczynają kombinować z płatnościami.
Brak kontroli nad gotówką to jak śmierć w agoniі: wolna, bolesna, ale pewna. Dlatego przedsiębiorcy powinni na bieżąco monitorować wskaźniki płynności – przede wszystkim wskaźnik bieżący i szybki, które pokazują, czy firma jest w stanie spłacić swoje zobowiązania krótkoterminowe.
Dlatego przedsiębiorcy powinni na bieżąco monitorować wskaźniki płynności – przede wszystkim wskaźnik bieżący i szybki, które pokazują, czy firma jest w stanie spłacić swoje zobowiązania krótkoterminowe.
Co rozwala płynność? Najczęściej to, o czym wszyscy wiedzą, ale nikt nie reaguje: zalegające należności. Wystawiasz fakturę i liczysz, że „jakoś to będzie”. Termin mija – cisza. Tydzień później nic. Po miesiącu mówisz sobie, że „nie wypada naciskać”. Po trzech to już nie klient ma problem, tylko ty.
Drugie źródło kłopotów: inwestowanie na hurra. Pojawia się duży projekt, więc od razu zwiększasz zespół, bierzesz większe biuro, dokładasz sprzęt. Oczywiście wszystko „pod przyszłe wpływy”, które przychodzą dopiero po kilku miesiącach. Koszty są tu i teraz, a gotówki brakuje od razu.
Trzeci błąd to rozjechane koszty stałe. Kupujemy, bo „będzie potrzebne”. Zatrudniamy, bo „pewnie niedługo będzie więcej pracy”. Wynajmujemy fajniejsze biuro, bo „robi wrażenie na klientach”. Tylko że gdy przychodzi słabszy miesiąc, okazuje się, że same koszty miesięczne potrafią wyczyścić konto szybciej niż pojawią się nowe wpływy.
Do tego dochodzą zapasy, które zamrażają pieniądze. Towar leży, kurzy się, nie zarabia, a gotówka, która mogłaby zasilić bieżące wydatki, jest w kartonach zamiast na koncie. Ograniczenie zapasów do realnego zapotrzebowania to najprostszy sposób na odblokowanie płynności.
Wszystkie te problemy brzmią banalnie, ale dokładnie tak wygląda codzienność tysięcy małych firm. Różni właściciele, te same schematy, te same konsekwencje.
Jak się z tego wydostać? Najpierw przestań myśleć życzeniowo. Płynność to matematyka, nie magia.
Zacznij od należności. Każdą fakturę traktuj jak zobowiązanie klienta wobec ciebie. Dzwonisz dzień po terminie: "Czy płatność już poszła?". Opóźnienie o tydzień? Kolejny telefon. Bez wymówek i tłumaczenia się, bez wstydu. Chodzi przecież o twoje pieniądze.
Skuteczne zarządzanie należnościami to także precyzyjne ustalanie warunków płatności, oferowanie akont za szybszą zapłatę i sprawne procedury windykacyjne. Im krótszy cykl odzyskiwania gotówki, tym lepsza płynność.
Dlatego proponuj rabat za szybką płatność. 2% za zapłatę w ciągu 7 dni to często lepsze niż walka o należności przez 3 miesiące. Po drugiej stronie warto negocjować z dostawcami – wydłużenie terminu płatności o 15 czy 30 dni daje firmie dodatkowy oddech i poprawia cykl konwersji gotówki.
Nie stawiaj wszystkiego na jedną kartę, dywersyfikacja źródeł przychodów jest sprzymierzeńcem płynności finansowej. Jeden duży klient to jedna duża bomba zegarowa. Lepiej mieć 10 klientów płacących po 20 tysięcy niż jednego płacącego 200. Gdy ten jeden się wykruszy, zostaniesz z niczym.
Równie ważne są strategie sprzedażowe – wprowadzenie subskrypcji, płatności ratalnych czy stałych pakietów usług stabilizuje przychody i poprawia przewidywalność przepływów pieniężnych.
Rób rezerwy. Tak, wiemy – wszystko wydaje się potrzebne "teraz". Ale każdego miesiąca odłóż choć 5% zysku na konto awaryjne. Potraktuj to jak bezpłatne ubezpieczenie. Gdy przyjdzie kryzys, będziesz miał/a czas na reakcję zamiast paniki.
Najważniejsze: prognozuj. Nie możesz zarządzać tym, czego nie widzisz. Musisz wiedzieć, ile pieniędzy będzie za tydzień, miesiąc, kwartał. Na podstawie realnych dat płatności, nie marzeń. Excel to prehistoria. Dziś masz narzędzia, które robią to sprawnie i automatycznie: centralizują dane, pokazują prognozy, ostrzegają przed problemami. Nie używać ich to jak prowadzić firmę na ślepo. Planowanie budżetu i przepływów pieniężnych oznacza tworzenie różnych scenariuszy „co jeśli” i regularne prognozowanie ryzyk. Dzięki temu wiesz, jak długo utrzymasz się bez nowych kontraktów albo co się stanie, jeśli największy klient spóźni się z płatnością.
Warto też regularnie analizować, skąd właściwie wypływa gotówka. W wielu firmach największe dziury budżetowe nie są w miejscach, gdzie ich szukamy. Czasem to pojedynczy klient, który od miesięcy przeciąga płatności. Innym razem, zbyt tani cennik, który utrzymuje sprzedaż, ale nie utrzymuje firmy. Zdarza się też, że koszty rosną niezauważalnie: tu dodatkowy abonament, tam nowa usługa SaaS, jeszcze jedno narzędzie „na próbę”. Dopiero przegląd kosztów linijka po linijce pokazuje, że firma co miesiąc traci kilka tysięcy na rzeczach, które nie mają wpływu na przychód. Regularny “cash review” to jedna z najprostszych metod, żeby odzyskać kilka procent marż.
Budget Studio to nie kolejna aplikacja do księgowości, ale efektywne narzędzie, które pokazuje ci przyszłość twojej firmy, zanim stanie się przeszłością.
Największa zaleta? Widzisz wszystko z wyprzedzeniem. Ile masz dziś, ile będziesz miał/a za miesiąc, gdzie czeka na ciebie problem. Wszystko na podstawie twardych danych – planowanych wpływów, wydatków, terminów płatności. Żadnego zgadywania i robienia nadziei.
System pilnuje też twoich należności: automatycznie przypomina o fakturach, robi monitoring terminów, wszczyna alarm, gdy ktoś się spóźnia. Nie musisz pamiętać o wszystkim – aplikacja pamięta za ciebie i motywuje do aktualizacji danych lub działań windykacyjnych.
Co jest najlepsze w naszej aplikacji? Możesz testować scenariusze. Co będzie, jeśli główny klient nie zapłaci na czas? Jak długo wytrzymasz bez nowych kontraktów? Budget Studio policzy to w sekundę.
W takich analizach pomocne mogą być również narzędzia finansowania zewnętrznego – faktoring czy kredyt obrotowy. Warto je rozważyć, gdy zależy ci na szybkim dostępie do gotówki, ale trzeba pamiętać o kosztach i wybierać je jako uzupełnienie, a nie stałe rozwiązanie.
Kontroluj płynność, jeśli nie chcesz stać się jej zakładnikiem. Budget Studio pomaga przewidywać, by nie trzeba było gasić pożaru. A przecież w biznesie wygrywają ci, którzy działają, nim zrobi się gorąco.
