Wysokość podatku dochodowego prognozowana w firmie „rozjeżdża się” względem ostatecznych wyliczeń księgowości najczęściej przez dane: ich rozproszenie, spóźnienia czy złą kategoryzację. Wówczas wynik staje się nieprzewidywalny. Naprawmy to.
Wiele nieścisłości w podatku dochodowym wynika z rozbieżności pomiędzy tym, co pojawia się w firmowych zestawieniach, a tym, co faktycznie jest brane pod uwagę przy jego obliczaniu. Podatek opiera się na danych ujętych w konkretnych okresach, a nie na bieżącym obrazie finansów w firmie, dlatego nawet drobne przesunięcia mogą zmienić wynik poprzednich miesięcy. Odczuwają to zwłaszcza firmy rozliczające się według skali podatkowej, gdzie łatwo nieświadomie przekroczyć próg podatkowy (wpaść w drugi próg podatkowy), jeśli pojawi się niewielka nadwyżka dochodu.
W praktyce większość błędów w podatku dochodowym wynika nie z przepisów, tylko z tego, jak firma organizuje swoje dane.
Gdy dokumenty są rozproszone po różnych narzędziach lub pojawiają się z opóźnieniem, przedsiębiorca liczy podatek z niepełnych informacji. Wtedy część kosztów trafia do rozliczeń dopiero po czasie. Podatek dochodowy liczony jest narastająco, dlatego każdy nowy dokument dodany po czasie zmienia dochód także za wcześniejsze okresy. Gdy koszt pojawia się z opóźnieniem, narastający wynik automatycznie aktualizuje się także „do tyłu”. W efekcie ta sama firma może widzieć kilka różnych wersji wyniku: jedną w arkuszu, drugą w systemie księgowym, trzecią w banku. Oznacza to w szczególności to, że moment księgowania i kompletność danych mają większy wpływ na kwotę podatku niż sam termin płatności czy intuicyjne poczucie „kiedy ponieśliśmy koszt”.
Dlatego już na starcie warto pomyśleć o systemie, który pomoże zorganizować dokumenty, jak Budget Studio.
Podatek dochodowy opiera się na wyniku narastającym, dlatego podstawę opodatkowania da się ustalić tylko wtedy, gdy dane są kompletne i ujęte w odpowiednich miesiącach. Tu nie decyduje saldo na koncie ani termin zapłaty, ale to, kiedy dokument trafia do księgowania i jaką ma kategorię podatkową.
Jeden brakujący koszt potrafi zmienić podatek za kilka miesięcy jednocześnie.
Dlatego kolejność i pełność danych mają bezpośredni wpływ na wynik. Dopiero uporządkowana baza dokumentów pozwala wyznaczyć realną podstawę opodatkowania. To istotne w szczególności przy rozliczaniu na zasadach ogólnych, gdzie znaczenie ma kwota zmniejszająca podatek, a ostateczną wysokość wylicza się według odpowiedniej stawki podatku.
Przy każdym dokumencie muszą pojawić się dane, które pozwalają prawidłowo liczyć przychód: data, sposób rozliczenia, miesiąc księgowania, typ kosztu itd. Przychody trzeba ujmować zgodnie z momentem ich uzyskania, a koszty dopiero wtedy, gdy spełniają warunki określone w przepisach. Pełne dane przekładają się na rzetelny wynik, natomiast pominięte lub niespójne informacje mogą zaniżyć albo zawyżyć podstawę opodatkowania, nawet jeśli kwoty na fakturach są poprawne.
Podatki w Polsce rozlicza się narastająco w ciągu roku podatkowego (w Polsce jest on równy latom kalendarzowym), co oznacza, że każdy dokument wpływa na dochód nie tylko w bieżącym miesiącu, ale również w kontekście całego roku. Miesiąc księgowania, a nie data płatności, decyduje o tym, kiedy dany koszt lub przychód obniża albo podnosi podstawę opodatkowania. Jeśli koszt zostanie ujęty miesiąc później, bo na przykład zapomnieliśmy o jakiejś fakturze, rośnie podatek w okresach, które już minęły. Dopiero właściwie przypisane miesiące pozwalają utrzymać spójność wyniku i uniknąć rozbieżności pomiędzy samodzielnymi wyliczeniami a tymi od księgowości. Oczywiście ewentualne rozbieżności nie zwalniają nas z obowiązku uiszczania podatków w terminie - musimy wiedzieć, do kiedy zapłacić podatek dochodowy, aby uniknąć wszelkich związanych z tym kar.
Ustalanie podatku dochodowego sprowadza się do kilku powtarzalnych etapów, ale każdy z nich wymaga poprawnego ujęcia danych. Dochód nie wynika z pojedynczej faktury, lecz z wyniku narastającego od początku roku. Dlatego w liczeniu podatku dochodowego ważne jest zarówno to, co zostało zaksięgowane, jak i to, w którym miesiącu dokument został ujęty. Przychody ujmuje się narastająco, zgodnie z momentem powstania obowiązku podatkowego. Koszty rosną w tym samym układzie, z kontrolą, czy spełniają warunki podatkowe (tj. czy można je odliczyć od podstawy opodatkowania) i czy mają odpowiedni miesiąc księgowania. Po stronie kosztów pojawia się dodatkowy element:
Jeśli VAT z faktury nie podlega odliczeniu, do kosztu wchodzi kwota brutto. Widać to szczególnie przy samochodach, gdzie tylko część VAT zmniejsza koszt, a pozostała część zwiększa podstawę opodatkowania. Dzieje się tak np. przy użytku mieszanym pojazdu.
Kolejnym etapem jest pomniejszenie dochodu o składki ZUS. W przypadku PIT obejmuje to składki społeczne oraz zdrowotną – z uwzględnieniem zasad właściwych dla danej formy opodatkowania, w tym podatku liniowego lub skali podatkowej. W tej sprawie Budget Studio również może pomóc, porządkując ten proces automatycznie - po odpowiedniej konfiguracji danych dla konkretnej firmy. Podatek jest liczony na bieżąco przy każdej zmianie danych finansowych, dzięki czemu przedsiębiorstwo widzi realną kwotę podatku za konkretny miesiąc, bez ręcznego przeliczania i ryzyka pomyłek.
Zaliczki nie są osobnym podatkiem, ale częścią narastającego w ciągu roku podatku. Dlatego zadbajmy o to, aby każda z nich była przypisana do właściwego miesiąca. Tylko wtedy porównanie podatku należnego z sumą wpłat pokazuje realną sytuację. Brak zaliczki w systemie zawyża bieżący wynik, a nieprzypisanie jej do miesiąca powoduje, że podatek wygląda inaczej, niż wynika z faktycznych płatności.
W praktyce wiele nieścisłości bierze się z tego, że firma widzi jedynie wykonane przelewy, a księgowość pracuje na zaliczkach narastająco. Zdarza się, że bieżący wynik sugeruje dopłatę, podczas gdy wcześniejsze miesiące są już uregulowane. Dopiero połączenie zaliczek z harmonogramem podatku pokazuje, jak zmienia się zobowiązanie i czy podatnik przedsiębiorca wpłaca zaliczkę na podatek w odpowiedniej wysokości, także, jeśli na przykład później planuje wspólne rozliczenie z małżonkiem.
Regularne porównywanie podatku narastająco z sumą wpłaconych zaliczek pozwala uniknąć niespodzianek w firmowych finansach. Każda wpłata musi być zaksięgowana w tym samym miesiącu, aby końcowy wynik był prawidłowy. Dopiero wtedy można ocenić, czy wysokość zaliczek odpowiada rzeczywistemu dochodowi, czy wymaga korekty. Jak to zrobić w łatwy sposób? Odpowiedzią ponownie jest Budget Studio, które automatyzuje całą tę część pracy. Zaliczkami obniżany jest przyszły podatek, a ich wpływ jest widoczny miesiąc po miesiącu. Dzięki temu kontrola finansów firmy jest prostsza, a przedsiębiorca natychmiast widzi obraz aktualnej sytuacji finansowej swojej firmy.
Gdy dokumenty są kompletne, a miesiące księgowania przypisane prawidłowo, dochód narastający zaczyna odzwierciedlać faktyczną sytuację firmy i łatwiej jest przewidzieć wysokość podatku. To porządek w danych decyduje o tym, na ile przedsiębiorca będzie zaskoczony 20. dnia kolejnego miesiąca (czy kwartału), gdy pojawiają się różnice między raportami firmy a księgowością.
Praca w jednym narzędziu dodatkowo ogranicza błędy. Budget Studio łączy dokumenty, pilnuje chronologii i automatycznie aktualizuje wynik, co ułatwia kontrolę zaliczek i planowanie płynności. Dzięki temu wysokość podatku przestaje zaskakiwać.
