Webinar dla nowych użytkowników. W 45 min od zera do bohatera. Zaczynamy za
0
0
0
0
Załóżmy, że prowadzisz agencję marketingową. Pozyskujesz nowe zlecenia, a mimo to brakuje środków na bieżące wydatki. Faktury czekają na zapłatę, terminy kumulują się i płynność finansowa zaczyna się chwiać. To częsty problem, szczególnie w niestabilnych czasach.
Płynność finansowa nie znika nagle, raczej rozmywa się niepostrzeżenie. Dlaczego tak się dzieje? Źródła kłopotów można podzielić na te zależne od przedsiębiorców oraz te podyktowane przez otoczenie.
Najgroźniejsze są własne zaniedbania, bo długo pozostają w cieniu. Wciąż najczęściej spotykanym błędem jest brak stałego planowania finansowego. W sektorze MŚP budżet i przepływy pieniężne nierzadko funkcjonują tylko na piśmie albo… wcale. Właściciel skupia się na bieżących projektach, kompletnie zapominając o tym, co będzie za miesiąc czy dwa. Skutki? Zaległości z płatnościami, narastające zadłużenia wobec podwykonawców, czyli realny brak płynności finansowej.
Zewnętrzne czynniki tylko kumulują problemy. Zaleganie z płatnościami jest niemal sportem narodowym, dlatego wiele faktur w Polsce jest regulowanych po terminie i po licznych upomnieniach lub wezwaniach do płatności. Efekt domina jest oczywisty: brak środków od kluczowego klienta sprawia, że sam nie regulujesz zobowiązań. Sytuację mogą pogorszyć niesprzyjające warunki makroekonomiczne, jak wyższe stopy procentowe, czyli wyższe koszty kredytów (jeśli z nich korzystasz), spowolnienie gospodarcze.
Mądry przedsiębiorca wie, że lepiej zapobiegać pożarom, niż je gasić. Zatem nim coś się wydarzy, sprawdź faktyczny rozmiar kłopotów z płynnością finansową.
Przeanalizuj należności: ile faktur czeka na zapłatę po terminie? Jeśli należności przeterminowane przekraczają 20%, coś poszło nie tak w windykacji i zwiększa to ryzyko utraty cash flow. Co z zablokowanymi środkami, ukrytymi na przykład w niewykorzystywanych licencjach, w projektach rozkręconych bez fakturowania klientów czy ze zgromadzonymi materiałami? Zastanów się, które projekty są realnie do zmonetyzowania, a które tylko blokują gotówkę? Identyfikacja takich pozycji poprawi płynność i zmniejszy przejściowe zadłużenia.
Proponowane działania na etapie diagnozy
Nie bagatelizuj tego, że opóźniasz płatności, wypłaty czy że zespół narzeka na brak terminowości. Potraktuj to jako sygnały alarmowe, które uprzedzają kłopoty, zanim zobaczysz je na papierze.
Jeżeli już wiesz, że utrata płynności finansowej zagraża firmie, działaj natychmiast, by jak najszybciej podnieść wpływy gotówki i ograniczyć wydatki.
Od czego zacząć? Przejrzyj każdą zaplanowaną płatność na najbliższy miesiąc. Czy na pewno każda z nich jest kluczowa? Jeśli możesz, odłóż. Renegocjacja warunków z dostawcami chroni przed nagłą upadłością. Wprawdzie nikt nie lubi czekać na pieniądze, ale każdy dostawca woli dostać część środków później niż wcale.
Zmień model rozliczeń z klientami: płatności etapowe zamiast jednorazowej faktury po projekcie. Pierwsza rata przy podpisaniu, druga po akceptacji, trzecia po odbiorze. To praktyka, która natychmiast poprawia płynność finansową.
Rzuć okiem na realizowane projekty: które szybko zakończysz, żeby wystawić fakturę? Na których toną środki już teraz, bez szansy na zysk? Czasem lepiej zawęzić działalność do minimum tylko po to, by utrzymać podstawową płynność.
Pomyśl o wdrożeniu rozwiązań usprawniających procesy zarządzania. Budget Studio agreguje dane finansowe, pozwala na bieżąco obserwować cash flow, automatycznie identyfikować dziury budżetowe i skracać czas przygotowania prognoz. Szybciej podejmujesz decyzje oparte o rzeczywiste dane i szybciej możesz poprawić płynność finansową.
Każda złotówka zamrożona w należnościach to realne ryzyko utraty płynności. Jak zadbać o to w branży marketingowej, gdzie projekty trwają miesiącami, a rozliczenia są skomplikowane?
Porządek w zarządzaniu fakturami i ich kontrolowaniu zapewniają narzędzia takie jak Budget Studio, które automatycznie przypominają o terminach, generują alerty i centralizują informacje finansowe. Dzięki tej aplikacji zobaczysz wyraźnie obraz swoich finansów jednym rzutem oka, logując się do systemu kilka razy w tygodniu. Szybko i bez straty czasu na żmudne procesy widzisz prawdziwy wynik firmy czy poszczególnych projektów, a do tego cash flow.
Co zrobić, gdy działania naprawcze nie wystarczają, a firma wciąż boryka się z problemami płynnościowymi? Wtedy warto sięgnąć po finansowanie zewnętrzne. Nim się na nie zdecydujesz, poznaj dostępne na rynku instrumenty finansowe, ponieważ każdy odpowiada na nieco inną potrzebę. A źle dobrane, jeszcze pogorszą twoją sytuację.
Faktoring to ratunek dla firm, które regularnie wystawiają faktury z długimi terminami (60–90 dni), zwłaszcza wiarygodnym partnerom biznesowym – tylko takich faktorzy akceptują do finansowania. Otrzymujesz od razu 80–90% wartości faktury, firma faktoringowa przejmuje dochodzenie należności i związane z tym ryzyko, ale tylko w przypadku faktoringu pełnego, bez regresu. W pozostałych przypadkach odpowiedzialność za brak zapłaty przez dłużnika nadal spoczywa na tobie. Koszty faktoringu są wprawdzie wyższe niż w przypadku zwykłego kredytu, ale niższe niż strata wynikająca z opóźnień czy tworzenia działu windykacji (lub zatrudniania firmy), a faktoring, jako sprzedaż aktywów, nie powiększa zadłużenia w bilansie.
Linia kredytowa w rachunku – dobra dla firm działających na nieregularnych przychodach. Taki „finansowy bufor” daje dostęp do dodatkowych środków w każdym momencie i płacisz tylko za faktyczne wykorzystanie kapitału. Z kolei klasyczny kredyt obrotowy to opcja przy większych inwestycjach, jak zakup sprzętu, rozbudowa zespołu. Gwarantuje niskie oprocentowanie, natomiast wymaga zabezpieczenia i dobrej oceny kredytowej.
Najważniejsze: zanim wybierzesz instrument, ustal źródło problemów z płynnością. Przy długich terminach płatności postaw na faktoring. Przy problemach z nieregularnym cash flow skorzystaj z linii kredytowej. Przed tobą potrzeba rozbudowy zespołu lub inwestycje w sprzęt? Sprawdź kredyt obrotowy. Dobre finansowanie wspiera zdrowy biznes, ale nie naprawi błędów systemowych. Jeśli nie odrobisz tych podstawowych lekcji z zarządzania finansami w swojej firmie, ryzykujesz jeszcze większe zadłużenie.
Jak zabezpieczyć się przed kolejnym kryzysem płynności? Najlepiej prowadź stały monitoring i odpowiednio szybko reaguj. W wielu biznesach, tak jak w agencji marketingowej, przychody bywają bardzo nieregularne, a płynność finansowa zależy od dziesiątek zmiennych. Jak więc zbudować system, który da ci czas na przeciwdziałanie i poczucie, że kontrolujesz sytuację finansową?
Podstawą jest dokładne prognozowanie cash flow i to nie tylko na miesiąc naprzód, lecz co najmniej na pół roku. Przygotuj harmonogramy wpływów i wydatków na każdy tydzień, uwzględniając sezonowość, specyfikę projektów i wszelkie zaplanowane inwestycje czy urlopy, jak również stałe i powtarzalne koszty, jak abonamenty, media, czynsze.
Automatyzacja zarządzania finansami to konieczność, jeśli nie chcesz utknąć na męczących i powtarzalnych czynnościach, których efektu nie widzisz. Pomyśl o skorzystaniu z dedykowanych narzędzi, jak Budget Studio, które automatycznie generuje prognozy cash flow, przelicza budżety przy każdej dodanej fakturze, monitoruje najważniejsze wskaźniki i wysyła alerty. Częściowa automatyzacja to więcej czasu na decyzje i realna szansa, by uniknąć poważnych problemów z płynnością finansową.
Dzięki temu realnie ograniczysz ryzyko kolejnych tarapatów finansowych.
Automatyzacja pozwala na bieżące monitorowanie przepływów pieniężnych, szybkie wykrywanie niepokojących zmian oraz ograniczenie błędów ludzkich. Dzięki temu decyzje finansowe podejmowane są szybciej i precyzyjniej, co minimalizuje ryzyko kryzysu płynności oraz oszczędza czas przeznaczany wcześniej na ręczne analizy i raporty.
Faktoring jest skutecznym narzędziem na wczesnym etapie problemów z płynnością, szczególnie jeśli klienci wymagają długich terminów płatności. Umożliwia on szybkie uwolnienie gotówki, choć w niższej kwocie, i zmniejsza ryzyko narastających zaległości. Jednak istotne jest, by korzystać z niego świadomie, jako wsparcia, a nie traktować jak zastępstwo dla efektywnego zarządzania należnościami.
Sezonowość powoduje nierównomierne wpływy finansowe w ciągu roku, co wymaga starannych prognoz i odpowiedniego buforowania gotówki na okresy spadków. Kluczowe jest planowanie długoterminowe oraz tworzenie rezerw, które pozwalają przetrwać miesiące o niższej sprzedaży bez ryzyka utraty płynności.
Warto ustalić jasne warunki płatności w umowach (na przykład rozłożenie dużych płatności na etapy) oraz stosować systematyczne przypomnienia i monitorowanie należności. Budowanie dobrej komunikacji z klientami oraz elastyczne podejście do negocjacji terminów może ograniczyć opóźnienia. Dodatkowo, dywersyfikacja bazy klientów zmniejsza zależność od pojedynczych podmiotów i minimalizuje wpływ ewentualnych opóźnień na całą firmę.
